Tamil organisation visits Bergen city archive

This post is based on the original post from 27th June 2020 on Facebook page, “Archive of Tamils in Norway”.

Bergen City Archive

ogarkitekter.no

Hello everyone,

I am glad to share with you that a Tamil organisation in Bergen (Norway) has taken the initiative to give a chance to visit the Bergen city archive on Friday 26th June 2020.
There, the organisation representative was received by an archivist. The organisation was given a tour around Bergen city archive and an informational discussion about archival work.
I hope that the organisation will consider preserving some of their archival materials at the Bergen city archive in the near future.
I will give the details of the archive once the organisation has decided to preserve the archival materials at Bergen city archive.

I know that many Tamils are focused on digital access. So that worldwide Tamils can access archival materials online. We are in dialog to find a solution to preserve digital materials. Either digitalised materials or digitally created materials.

Thank you to the first-generation Tamils in Norway to take the time and give a chance to visit an archival institution in Norway.
You are the once that hold the historical and cultural heritage of the diaspora Tamils that are treasured for the future generations of Tamils. Please don´t forget that these archival materials are also a part of Norwegian documentation heritage.

Once again thank you to the first-generation Tamils in Norway 🙏🏽

Bergen City Archive
https://www.bergen.kommune.no/omk…/avdelinger/bergen-byarkiv

Kind regard,
K. Baheerathy

Reproduction of this article is allowed when used without any alterations to the contents and the source, DsporA Tamil Archive, is mentioned.

பேர்கன் நகர ஆவணக்காப்பகத்தைப் பார்வையிட்ட தமிழ் அமைப்பு

27. யூன் 2020 அன்று “நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்” எனும் முகநூல் பக்கத்தில் பதிந்த இடுகையின் அடிப்படையில் இங்கு மீள்பதிவு செய்யப்படுகின்றது.

பேர்கன் நகர ஆவணகம்

ogarkitekter.no

அனைவருக்கும் வணக்கம்,

பேர்கனில் உள்ள ஒர் தமிழ் அமைப்பு பேர்கன் நகர ஆவணக்காப்பகத்தை வெள்ளிக்கிழமை, 26 யூன் 2020, அன்று அங்கு சென்று பார்வையிட்டுள்ளதை பெரும் மகிழ்ச்சியுடன் உங்களுடன் பகிர்ந்து கொள்கின்றேன். அவர்கள் ஆவணக்காப்பிற்கான ஒர் வாய்ப்பை வழங்க முன்வந்துள்ளது வரவேற்கத்தக்கது.
அங்கு சென்ற அமைப்பின் பிரதிநிதியை ஒரு ஆவணக்காப்பகர் வரவேற்றுக் கொண்டார். அந்த ஆவணக்காப்பகர் ஆவணக்காப்பகத்திற்குள் ஒரு சுற்றுப்பயணத்தையும், ஆவணக்காப்பக பணி தொடர்பாக தகவல் மற்றும் கலந்துரையாடலையும் வழங்கினார்.
அந்த தமிழ் அமைப்பு பேர்கன் நகர ஆவணக்காப்பகத்தில் தமது சில ஆவணப் பொருட்களை மிக விரைவில் பாதுகாத்து பொது அணுகலுக்கு வழங்க முடிவு செய்யும் என்று நம்புகிறேன்.
ஆவணக்காப்பகப் பொருட்களைப் பாதுகாக்க அந்த அமைப்பு முடிவு செய்தவுடன் ஆவணத்தின் விபரங்களைத் தருகின்றேன்.

பல தமிழர்கள் டிஜிட்டல் அணுகலில் கவனம் செலுத்துவதை நான் அறிவேன். அனூடாக உலகளாவிய தமிழர்கள் ஆவணக்காப்பகப் பொருட்களை இணைய வழியில் அணுகலாம் என்பதற்காக. டிஜிட்டல் மயமாக்கப்பட்ட ஆவணப் பொருட்கள் அல்லது டிஜிட்டல் முறையில் உருவாக்கப்பட்ட ஆவணப் பொருட்களைப் பாதுகாப்பதற்கான தீர்வைக் காண நாங்கள் உரையாடலில் இருக்கின்றோம்.

நோர்வேக்கு புலம்பெயர்ந்த முதலாம் தலைமுறை தமிழர்கள் தமது நேரத்தை ஒதுக்கி, நோர்வேயில் உள்ள ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்தைப் பார்வையிட ஓர் வாய்ப்பை அளித்தமைக்கு மீண்டும் ஒரு முறை நன்றிகள்.
தமிழர்களின் வரலாற்று மற்றும் பண்பாட்டுப் பாரம்பரியத்தை (historical and cultural heritage) நீங்களே வைத்திருக்கிறீர்கள். அவை எதிர்கால தமிழ் தலைமுறையினருக்கு அவசியமான மற்றும் மதிப்புமிக்க சொத்துக்கள். இந்த ஆவணப் பொருட்கள் நோர்வேயிய ஆவணப் பாரம்பரியத்தினும் (documentation heritage) ஒர் பங்கு வகிக்கின்றதை மறந்துவிடாதீர்கள்.

மீண்டும் எமது முதலாம் தலைமுறை புலம்பெயர் தமிழருக்கு நன்றிகள் 🙏🏽

பேர்கன் நகர ஆவணக்காப்பகம்:
https://www.bergen.kommune.no/omkommunen/avdelinger/bergen-byarkiv

என்றும் அன்புடன்,
கு. பகீரதி

உள்ளடக்கங்களில் எந்த மாற்றமும் செய்யாமல் பயன்படுத்தும்போதும் மற்றும் மூலமான DsporA Tamil Archive வை குறிப்பிடும் போதும் இந்த கட்டுரையின் மறு உருவாக்கம் அனுமதிக்கப்படுகிறது.

What is «ஆவணம்» – 6

Preserving archival materials at archive depot/ archival institution

The only available archive of Tamils at archival institutions is from the 1970´s, ’80s and ’90s. They are archive after «Redd Barna » (Save the Children Norway – Norwegian NGO), «Innvandreretaten», (immigrant Administration ) «tolkeseksjonen» (interpreting section), «Flyktning og Innvandreretaten» (Refugee and the Immigration Service ) (a merger of the Immigration Service and the Secretariat for Immigrants and Refugees). And a couple of master and doctoral thesis from the 2000´s and 2010´s.

Some of the above archival materials can be accessed on the Norwegian digital archive platform «Arkivportalen», by searching the keyword “Tamil”:
https://www.arkivportalen.no/search?text=tamil
Other archival documents are under a clause to prevent public access for a minimum of 60 years. This is done to protect the privacy policy of individuals.

These are archives of Norwegian governmental bodies and international help organisations.
Based on these archives the history of the Tamils in Norway is put on the freeze to the time when Tamils came here as refugees for around 40-50 years ago. Where is the historical archive that tells about the development of these Tamil refugees to Norway? Did all Tamils come to Norway as refugees?  How has the journey been for the migrated Tamils to now? – The answers to all such questions are in the Tamil organizational archives. Sadly, they are not available for public access.

The first generation, who still has leadership positions at many diaspora organisations, are in the age of ’50s and above. These have experienced traumatic incidents such as burning of Jaffna library[i] in 1981 and other state-sponsored cultural genocide of Tamils in Sri Lanka.
97 000 unique materials, including the only existing copy of the “Yalpana Vaipava Malai” were burnt to ashes. “Yalpana Vaipava Malai” was a history of Jaffna written by Tamil poet Mayil Vaakaanar in 1736. At this point, I would like to mention that Norway has also experienced that parts of their archive been confiscated by German invasion under the second world war.
The scares of oppression continue within Tamils and the fear to lose what they have in remain is one of many reasons that the archive is kept at private hands. Digitalising and keeping several copies are another reflection of this historical experience. 

However, this historical experience should be taken as a lesson rather than an obstacle. And that is a long-lasting social need.
We can even take the word “Eelam” as an example. “Eelam”[ii] is the indigenous name of the whole island, Sri Lanka. Henceforth DsporA Tamil Archive will use the term Eelam in this sense. Tamils from Eelam have a renewed recent urge to gather all archival and archaeological documents for the ancestral history of their existence. And they find and present various pieces of evidence in the form of inscriptions, printed books, archaeological artefacts from Sangam Era (centuries BC) and onwards. Since the records of the word “Eelam” were created and since the recorded documents were preserved, they become evidence for Tamils´ indigenous right and history. Likewise, contemporary records are important to be preserved for the unknown use and purpose of Tamil descendants back home and in the diaspora.

It is once again important to state that the first generation of migrated Tamils are thinking that the archive of Tamil struggle produced back home is the only valuable archive. But don´t forget that archive of diaspora Tamil organisations are also valuable for contemporary and future generations.
Even archival documents of Tamil struggle generated by diaspora Tamil organisations are as valuable as those produced back home. It includes all forms of freedom struggle and the various freedom struggle organisations. I would like to underline to prevent any misunderstanding. The last 30-40 years of freedom struggle is political for the first generation. It is partial political and partial historical for the second generation. But we have third and fourth generations of Tamils living in the diaspora. For them, as well as the future generation, the last 30-40 years of Tamil freedom struggle is history! And that has as equal importance as the history of Sangam Era for the continuity of Eelam Tamil existence! In an archival ethic perspective, archival activity should be objective and loyal to history.

Archival institutions – few archival terms:
  • Clause (klausul): Prevents access to information subject to the obligation of confidentiality (an article of the Norwegian Archival Law)
  • Access (tilgang): to identify an archive and gain access to archival materials for various use.
  • Ownership (eierskap): The owner and creator of an archive. That can be a private person, an organization or a department.
Two ways to preserve archive at an archive depot/ archive institution:

According to Norwegian archival law, private archives can be preserved at archival institutions under two different arrangements.

  1. Handing over (Avlevering)
  2. Depositing (Deponering)

The main difference in the two arrangements is the ownership of the archive.
In the “handing over” arrangement, the ownership of the archive is given away to the archival institution. The institution will have full authority to consider access based on protecting any confidential or personal details (confidentiality and privacy policy/ taushetsplikt og personvern) in the archival materials. Based on the confidential or personal details (privacy policy/ personvern) in the archive, the archive depot can clause archive materials or whole archive. This is done based on Norwegian archival law and can be laid under 60-100 years (normally 60 years) clause. A clause means to hold archival materials away from public access for certain years to protect the privacy and security of the individual(s). This clause is made only if there are confidential and personal details (privacy policy/ personvern) in the archival documents. Otherwise Norwegian archival law act on the access/ transparency policy (innsyn) to give as much access/ transparency as possible (mer innsyn).

On the other hand, “depositing” means that the archive creator holds the ownership while the archive is preserved at an archival institution.
For instance, if “DsporA Tamil Archive” decide to deposit these posts at an archival institution, the posts will be preserved at an institution for future. When someone applies for access to the posts, the archival institution will send the access request to me. Then I will consider the request and grant access or give partial access to the posts (archival materials). Or even deny access. By doing this the archival materials are preserved for the future at the same time the access is monitored by the archive creator (arkivskaper). This means also that “DsporA Tamil Archive” can also take back the deposited archival materials from the archival institution. This is a possible disadvantage of depositing. Even if the community concerned with that archive wants the archive to be preserved, it is up to the archive creator to preserve the materials for the future. 

When you give your archive under one of the mentioned arrangements, the archival institutions can help you to assess archival valuable documents. If they find any documents without archival value, they can give back to you rather than throwing them away.
Secondly, based on privacy policy, the materials can be given as much access as you wish. And make them available at “Digitalarkivet.no” (website for digital access). All these kinds of specifications can be made in your “handing over” or “depositing” agreement with the archival institution.

Important benefits to preserve archival materials at an archival institution:
  • Paper-based archival materials will be protected from any natural destruction damage such as water, fire and temperature. Over time, even the temperature and air condition can damage the paper and the writing in a material.
  • Digital materials will be transformed into readable platforms when the technology evolves.
  • Publishing on a website is the first step of creating a record (பதிவேடு). But posting on social media is not creating a record (பதிவேடு). That is sharing your activities with the world. The records on a website can also be shared on social media. These shares let the world know about the activities of you and your organisation. But that is not preservation! Websites can be preserved. But posts on social media are challenging to preserve. Preservation means that the contemporary and future generation can easily find and use the document by searching on a centralised platform or place. Posts on social media and the Internet are like finding something in the ocean.
Preserve at archival institution? or not?

It is understandable that it is a process to build trust to either “hand over” or “deposit” your archive at an archive depot/ institution. As a first step please give a chance to visit an archive depot to establish a relationship with the archive depot and get familiar with preservation activity.

As I mentioned before, creating such trust and gaining knowledge about preservation is a social process. At least please keep the basic details that are mentioned throughout the series “What is ஆவணம்?” in mind when you do your local archival collection activity. And more importantly, create some opening to the next generation. So that they in future can continue to preserve the archives that tell the history of Tamils.

Please do not forget that you are keeping a piece of Tamil cultural and historical heritage at your home. Please give the public access to that heritage.


References:

[i] Journeyman Pictures (Producer). (2009, 19.07.2020). The Library Which Sparked a Civil War in Sri Lanka. Hentet fra https://youtu.be/cT6z8irTXHg

Nihari Film Circle and Productions (Producer). (2008, 19.07.2020). Burning Memories/எரியும் நினைவுகள். Hentet fra https://youtu.be/8kY0_Q0XYUM

[ii] IBC Tamil News (Producer). (2020, 19.07.2020). ஈழம் இலங்கையின் பூர்வீக பெயர்? | Eelam is Ancient Name Of Sri Lanka | Eelam history. Hentet fra https://youtu.be/hQjgraa5OUE

TamilNet. (2008). Eezham Thamizh and Tamil Eelam: Understanding the terminologies of identity. Hentet fra https://www.tamilnet.com/art.html?catid=99&artid=27012

Veluppillai, Alvappillai. (1997). Language.  Hentet fra https://www.tamilnet.com/img/publish/2015/11/Tamil_Language_and_Eelam_Tamils_by_Prof_A_Veluppillai_July_1997.PDF

Picture reference:

Sri Kantha, Sachi. (2013). Book Burning in 1933 and 1981: Nazi and Sinhalese goons: style comparisons. Hentet fra https://sangam.org/book-burning-1933-1981/

Reproduction of this article is allowed when used without any alterations to the contents and the source, DsporA Tamil Archive, is mentioned.

′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – 6

ஆவணகத்தில் ஆவணங்களை ஆவணப்படுத்தல்

நோர்வே வாழ் தமிழர்களின் ஆவணங்கள் என்று 1970கள், 1980கள் மற்றும் 1990 களில் உருவாக்கப்பட்டவையே நோர்வேயிய ஆவணகங்களில் (archive institution/ archive depot) உள்ளன. அவை «Redd Barna» (சிறுவர்களின் நலனை மையப்படுத்திய நோர்வேயிய தன்னார்வ அமைப்பு), «Innvandreretaten» (புலம்பெயர்வோர் நிர்வாகம்), «tolkeseksjonen» (பொழிபெயர்ப்புப் பிரிவு/ interpreting section), «Flyktning og Innvandreretaten» (அகதிகள் மற்றும் குடிவரவு சேவை) (குடிவரவு சேவை மற்றும் புலம்பெயர்ந்தோர் மற்றும் அகதிகளுக்கான செயலகம் ஆகியவற்றின் இணைப்பு). இதோடு 2000 ஆம் ஆண்டுகளின் மற்றும் 2010 ஆம் ஆண்டுகளில் எழுதப்பட்ட முதுகலை மற்றும் முனைவர் ஆய்வறிக்கைகள்.

இதில் சிலவற்றை நோர்வேயிய எண்ணியம் (digital) ஆவணத் தளமான «Arkivportalen.no» இல் “Tamil” என்ற தேடலின் முடிவாக காணலாம்:
https://www.arkivportalen.no/search?text=tamil
ஏனைய ஆவணங்கள் குறைந்தபட்சம் 60 ஆண்டுகளுக்கு பொது அணுகலிலிருந்து தடுத்து வைக்கப்பட்டுள்ளன. இது தனிநபர்களின் தனியுரிமைக் கொள்கையைப் (privacy policy/ personvern) பாதுகாக்க செய்யப்படுகிறது.

இவை நோர்வே அரசாங்க அமைப்புகள் மற்றும் சர்வதேச உதவி அமைப்புகளின் ஆவணங்கள் ஆகும். இந்த ஆவணங்களின் அடிப்படையில் நோர்வே வாழ் தமிழர்கள் சுமார் 40-50 ஆண்டுகளுக்கு முன் இங்கு அகதிகளாக புலம்பெயர்ந்த காலத்திலேயே உறைந்து போய் நிற்கின்றது. இந்த தமிழர்களின் வளர்ச்சியைப் பற்றி சொல்லும் வரலாற்று ஆவணங்கள் எங்கே? நோர்வேக்கு புலம்பெயர்ந்த அனைத்து தமிழர்களும் அகதிகளாகத்தான் வந்தார்களா? புலம்பெயர்ந்த தமிழர்களின் 40-50 வருட கால வாழ்க்கைப் பயணம் எப்படி இருந்து வந்துள்ளது? – இது போன்ற பல கேள்விகளுக்கான பதில்கள் தமிழ் நிறுவன/ அமைப்பு ஆவணங்களிலேதான் (organisational archive) உள்ளன. கவலைக்குரிய நிலை என்னவென்றால் இத்தகைய ஆவணங்கள் பொது அணுகலுக்கு கிடைப்பதில்லை.

இன்றும் பல புலம்பெயர் அமைப்புகளின் தலைமைப் பொறுப்புகளைக் கொண்டுள்ளவர்கள் புலம்பெயர் தமிழர்களின் முதல் தலைமுறையினர் ஆவர். அவர்கள் 50 மற்றும் அதற்கு மேற்பட்ட வயதினர்கள் ஆவர். இவர்கள் இலங்கையில் 1981 ஆம் ஆண்டு நடைபெற்ற யாழ்ப்பாண நூலக எரிப்பு[i] மற்றும் அரச உதவியில் மெற்கொள்ளாப்பட்ட பிற அரிச்சிகரமான பண்பாட்டு இனப்படுகொலைகளை (cultural genocide) அனுபவித்தவர்கள்.
தமிழ் கவிஞரான மயில் வாகனார் புலவர் 1736 ஆம் ஆண்டு எழுதிய “யாழ்பாண வைபவ மாலை” இன் ஒரே மூல நகலை உள்ளடக்கிய 97 000 தனித்துவமான நூல்கள் மற்றும் ஆவணங்கள் சாம்பலாக்கப்பட்டன. இச் சந்தர்ப்பத்தில், இரண்டாம் உலகப் போரின் கீழ் ஜேர்மன் படையெடுப்பால் நோர்வேயிய ஆவணங்களில் சில பகுதிகள் பறிமுதல் செய்யப்பட்டதை குறிப்பிட விரும்புகிறேன்.
அடக்குமுறையின் வடுக்கள் தமிழரிடம் தொடர்கின்றன. இது ஆவணங்கள் தனிமைப்படுத்தப்பட்டு தனியார் கைகளில் வைத்திருப்பதற்கான பல காரணங்களில் ஒன்று. தம்மிடம் எஞ்சியிருப்பதை இழக்க நேரிடும் என்ற அச்சமே. அதோடு எண்ணியமயமாக்கல் (digitalising) மற்றும் மூலப் பிரதியை பல பிரதிகளாக்கி வைத்திருப்பதும் இந்த வரலாற்று அதிர்ச்சி அனுபவத்தின் மற்றுமோர் பிரதிபலிப்பாகும்.

இருப்பினும், அந்த வரலாற்று அனுபவத்தை ஒரு தடையாக வைத்துருப்பதைத் தவிர்த்து ஒரு பாடமாக மாற்றிக் கொள்ள வேண்டும். இது ஒரு நீண்டகால சமூக தேவையாக உள்ளது.
“ஈழம்” என்ற சொல்லை நாம் ஒரு எடுத்துக்காடாக எடுத்துக் கொள்ளலாம். “ஈழம்”[ii] என்பது இலங்கைத் தீவின் பூர்வீக பெயர். இன்றுமுதல் DsporA Tamil Archive இந்த அர்த்தத்தின் அடிப்படியிலே ஈழம் என்ற சொல்லைப் பயன்படுத்தும். ஈழத் தமிழர்கள் தங்களது முன்னோர்களின் வரலாற்றிற்கான அனைத்து ஆவணங்கள் மற்றும் தொல்பொருள் சான்றுகளை சேகரிக்க வேண்டும் என்ற ஓர் புதுப்பிக்கப்பட்ட சமீப தேடலைக் கொண்டுள்ளனர். அதனை அவர்கள் கல்வெட்டுகள், அச்சிடப்பட்ட நூல்கள், சங்க காலம் தொடக்கம் (கி.மு. நூற்றாண்டுகள்) பிற்காலம் வரையிலான தொல்பொருள் சான்றுகள் போன்ற பல்வேறு ஆதாரங்களைக் கண்டறிந்து முன்வைக்கின்றனர். “ஈழம்” என்ற சொல்லை பல்வேறு வடிவங்களில் பதிவுகளாக செய்யப்பட்டதாலும், பதிவு செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள் ஆவணப்படுத்தப்பட்டதாலும், அவை தமிழர்களின் பூர்வீக உரிமை மற்றும் வரலாற்றிற்கான சான்றுகளாகின்றன. அதேபோல், தாயக வாழ் மற்றும் புலம்பெயர் வாழ் தமிழ் சந்ததியினரின் அறியப்படாத, எதிர்கால பயன்பாடுகளிற்கும் மற்றும் நோக்கத்திற்கும் சமகால பதிவுகள் ஆவப்படுத்தப்பட வேண்டிய அவசியம் உண்டு.

புலம்பெயர்ந்த தமிழரின் மூத்த தலைமுறையினர் தாயகத்தில் உருவாக்கப்பட்ட தாயக விடுதலைப் போராட்டம் சார்ந்த ஆவணங்கள் மட்டுமே பெறுமதிமிக்க ஆவணம் என்று கருதுகின்றனர் என்பதை மீண்டும் குறிப்பிடுவது முக்கியம் ஆகின்றது. ஆனால் புலம்பெயர் தமிழ் அமைப்புகள் உருவாக்கிய ஆவணங்களும் சமகால மற்றும் எதிர்கால சந்ததியினருக்கு பெறுபதிமிக்க ஆவணங்கள் என்பதனை மறந்துவிடாதீர்கள்.

அதில் புலம்பெயர் தமிழ் அமைப்புகள் உருவாக்கிய தாயக விடுதலைப் போராட்டம் சார்ந்த ஆவணங்களும் பெறுபதியானவைகளே. அதில் அனைத்து போராட்ட வடிவங்களும் மற்றும் போராட்ட அமைப்புகளும் உள்ளடங்கும். எந்தவொரு தவறான புரிதலையும் தவிர்க்க நான் அடிக்கோடிட்டுக் கூற விரும்புகிறேன். கடந்த 30-40 ஆண்டுகால விடுதலைப் போராட்டமானது முதல் தலைமுறையினருக்கு ஒர் அரசியல். அது இரண்டாம் தலைமுறையினருக்கு பகுதி அரசியலாகவும் மற்றும் பகுதி வரலாறாகவும் உள்ளது. ஆனால் இங்கு மூன்றாம் மற்றும் நான்காம் தலைமுறை தமிழர்கள் புலம்பெயர் நாடுகளில் வாழ்கின்றனர். அவர்களுக்கும், எதிர்கால தலைமுறையினருக்கும் கடந்த 30-40 வருடகால தமிழர் விடுதலைப் போராட்டமானது ஓர் வரலாறாக உள்ளது!
சங்க கால வரலாற்றைப் போலவே அக்காலமும் ஈழத் தமிழ் இருப்பின் தொடர்ச்சியைக் கூறும் முக்கியத்துவம் வாய்ந்த வரலாற்றுச் சான்றுகள்! ஒரு ஆவண நெறிமுறை (archive ethics) பார்வையில், ஆவணச் செயற்பாடு புறநிலை கொண்டு (objectivity), வரலாற்றுக்கு விசுவாசமாக இருக்க வேண்டும்.

ஆவணகம் – சில ஆவணச் சொற்கள்:

Clause (klausul): இரகசியத்தன்மையின் கடமைக்கு உட்பட்ட தகவல்களை பொது அணுகலிலிருந்து தடுத்து வைத்தல்
Access (tilgang) – அணுகல்: ஒரு ஆவணத்தை அடையாளம் கண்டு, பல்வேறு பயன்பாட்டிற்காக ஒரு ஆவணப் பொருளைப் பெற்றுக் கொள்தல்.
Ownership (eierskap) – உரிமை: ஒரு ஆவணத்தின் உரிமையாளர் மற்றும் ஆவண உருவாக்குனர். அது ஒரு தனி நபர், ஒரு அமைப்பு அல்லது ஒரு திணைக்களமாக இருக்கலாம்.

ஆவணகத்தில் ஆவணப்படுத்த இரு ஒழுக்கு முறைவகள்:

நோர்வே ஆவணச் சட்டத்தின்படி, தனியார் ஆவணங்களை (private archive) ஓர் ஆவணகத்தில் இரண்டு வெவ்வேறு ஒழுக்கு முறைகளின் கீழ் ஆவணப்படுத்த முடியும்.

  1. ஒப்படைத்தல் (handing over/ avlevering)
  2. வைப்பு (depositing/ deponering)

இதன் முக்கிய வேறுபாடு ஆவணங்களின் உரிமையில் உள்ளது.
“ஒப்படைத்தல்” ஒழுங்கு முறையில், ஆவணங்களின் உரிமை ஆவணகத்திடம் முழுமையாக வழங்கப்படுகிறது. அதாவது ஆவணப் பொருட்களில் பாதுகாக்க வேண்டியுள்ள இரகசிய அல்லது தனிப்பட்ட விபரங்களை  (confidentiality and privacy policy/ taushetsplikt og personvern) கருத்தில் கொண்டு ஆவண அணுகலுக்கான மதிப்பீட்டு  அதிகாரம் ஆவணகத்திடம் கொடுக்கப்படும். இரகசிய அல்லது தனிப்பட்ட விபரங்கள் அடிப்படியில், ஆவணப் பொருட்கள் (archival materials) அல்லது முழு ஆவணமும் (archive) 60-100 ஆண்டுகள் (பொதுவாக 60 ஆண்டுகள்) இரகசியத்தன்மையின் கடமைக்கு உட்பட்டு, தகவல்களை பொது அணுகலிலிருந்து தடுத்து வைக்கலாம் (Clause/ klausul). இது நோர்வே ஆவணச் சட்டத்தின் அடிப்படையின் கீழ் தனிநபரின் இரகசிய அல்லது தனிப்பட்ட விபரங்களை  (confidentiality and privacy policy/ taushetsplikt og personvern) பாதுகாக்க செய்யப்படுகின்றது. ஆவணங்களில் உள்ள இரகசிய மற்றும் தனிப்பட்ட விவரங்கள் (privacy policy/ personvern) இருந்தால் மட்டுமே இந்த தடுப்பு செய்யப்படுகின்றது. இல்லையெனில் நோர்வே ஆவணச் சட்டம் அணுகல் / வெளிப்படைத்தன்மை (access/ transparency – innsyn)கொள்கையின் அடிப்பையில் செயல்படுகிறது. முடிந்தவரை அதிக அணுகல் / வெளிப்படைத்தன்மையை வழங்கும் சட்ட ஒழுங்கை ஆவணகங்கள் கொண்டுள்ளது (more access/ transparency – mer innsyn).

மறுபுறம், “வைப்பு” என்பது ஆவண உருவாக்குனரிடம் முழு உரிமையும் இருக்க, ஆவணங்கள் ஒரு ஆவணகத்தில் ஆவணப்படுத்தப்படும்.
உதாரணமாக, “DsporA Tamil Archive” இந்த இடுகைகளை ஒரு ஆவணகத்தில் வைப்பு செய்ய முடிவு செய்தால், இந்த பதிவுகள் எதிர்காலத்திற்காக ஒரு ஆவணகத்தில் ஆவணப்படுத்தப்படும். இடுகைகளை அணுக யாராவது விண்ணப்பிக்கும்போது, ​​அந்த ஆவணகம் என்னிடம் அந்த அணுகலுக்கான கோரிக்கையை அனுப்பும். பின்னர் நான் கோரிக்கையை பரிசீலித்து அணுகலை அனுமதிக்கலாம் அல்லது இடுகைகளுக்கான (ஆவணப் பொருட்கள்) பகுதி அணுகலை (partial access) அனுமதிக்கலாம். அல்லது அணுகல் கோரிக்கையை நிராகரிக்கலாம். இதைச் செய்வதன் மூலம் ஆவணப் பொருட்கள் எதிர்காலத்திற்காக ஆவணப்படுத்தப்படும் அதே நேரத்தில் ஆவண அணுகலை ஆவண உருவாக்குனர் (archive creator) கண்காணிக்கலாம். இதன் பொருள் என்னவென்றால், “DsporA Tamil Archive” ஆவணகத்தில் வைப்பு செய்யப்பட்ட ஆவணப் பொருட்களை திரும்பப் பெற முடியும். இது வைப்பு ஒழுங்கில் இருக்கும் ஓர் பிரதிகூலம் (disadvantage). ஆவணத்தை ஆவணப்படுத்த வேண்டும் என்று அந்த ஆவணத்தில் தொடர்புபட்ட சமூகம் விரும்பினாலும், ஆவணப்பொருள் எதிர்காலத்திற்காக ஆவணப்படுத்தும் முடிவு ஆவண உருவாக்குனரின் கைகளில்தான் தங்கியுள்ளது.

இவ்விரு ஒழுக்குகளில் ஒன்றின் அடிப்படியில் உங்கள் ஆவணத்தை ஒரு ஆவணகத்தில் கொடுக்கும்போழுது, ஆவண பெறுமதி உள்ள ஆவணங்களை மதிப்பிட்டு இனம்காண உங்களுக்கு உதவுவார்கள். ஆவண பெறுபதி அற்ற ஆவணங்களை அவர்கள் இனம் கண்டால், அவற்றினை குப்பையில் எறிவதை தவிர்த்து, உங்களுக்குத் திருப்பித் தருவார்கள்.
இரண்டாவதாக, தனியுரிமைக் கொள்கைகளின் (privacy policy) அடிப்படையில், நீங்கள் விரும்பும் அளவிற்கு ஆவணப் பொருட்களை அணுகலுக்கு வழங்கலாம். மேலும் அவற்றை “Digitalarkivet.no” (எண்ணிய (digital) வழி அணுகலுக்கான வலைத்தளம்) இல் கிடைக்கச் செய்யலாம். ஆவணகத்துடன் உங்கள் “ஒப்படைத்தல்” அல்லது “வைப்பு” ஒப்பந்தத்தில் இந்த வகையான விவரக் குறிப்புகள் அனைத்தும் செய்யலாம்.

ஒரு ஆவணகத்தில் ஆவணப் பொருட்களை ஆவணப்படுத்துவதில் உள்ள நன்மைகள்:
  • காகித ஆவணப் பொருட்கள் தண்ணீர், தீ மற்றும் வெப்பநிலை போன்ற இயற்கை அழிவு மற்றும் சிதைவிலிருந்து பாதுகாக்கப்பட்டு, ஆவணப்படுத்தப்படும். காலப்போக்கில் வெப்பநிலை மற்றும் காற்று நிலை ஆகியவைகூட ஒரு காகித ஆவணப் பொருளில் உள்ள எழுத்தையும் அதன் காகிதத்தையும் சிதைக்கும்.
  • தொழில்நுட்ப வளர்ச்சியடையும் பொழுது எண்ணியப் பொருட்கள் (digital materials) வாசித்து விளங்கிக் கொள்ளக்கூடிய தளங்களிற்கு மாற்றப்படும்.
  • சமூக ஊடகங்கள் மற்றும் வலைத்தளங்களில் ஒரு இடுகையை வெளியிடுவது ஒரு பதிவை (record) உருவாக்குவதற்கான முதல் படியாகும். அந்த பதிவு உங்கள் அல்லது உங்கள் அமைப்பின் செயற்பாட்டை உலகிற்கு அறியப்படுத்தும் செயல் ஆகும். ஆனால் அது ஆவணப்படுத்தல் அல்ல! ஆவணப்படுத்தல் என்பது ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட தளத்தில் அல்லது இடத்தில் சமகால மற்றும் எதிர்கால சந்ததியினர் தமது தேவைக்கேற்ப தாம் தேடும் ஆவணத்தை எளிதாக இனம் கண்டு பாவனைக்கு உட்படுத்துதல் ஆகும். இணையத்தில் பதியும் இடுகைகள் என்பது கடலில் ஒன்றை தேடிக் கண்டுபிடிப்பது போன்றதாகும்.
  • ஒரு வலைத்தளத்தில் ஒன்றை வெளியிடுவது ஒரு பதிவை உருவாக்குவதற்கான முதல் படியாகும். ஆனால் சமூக ஊடகங்களில் இடுகையிடுவது ஒரு பதிவேடு அல்ல. இது உங்கள் செயல்பாடுகளை உலகத்துடன் பகிர்ந்து கொள்ளும் முறைமை. வலைத்தளத்தில் உள்ள பதிவுகளையும் சமூக ஊடகங்களில் பகிரலாம். இந்தப் பகிர்வுகள் உங்கள் அல்லது உங்களது அமைப்பின் செயற்பாட்டை உலகிற்கு அறியப்படுத்தும் செயல் ஆகும். ஆனால் அது ஆவணப்படுத்திப் பாதுகாத்தல் அல்ல! வலைத்தளங்களை ஆவணப்படுத்திப் பாதுகாக்க முடியும். ஆனால் சமூக ஊடகங்களில் பதியப்பபடும் பதிவுகள் ஆவணப்படுத்திப் பாதுகாப்பது சவாலானவை. ஆவணப்படுத்தல் என்பது ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட தளத்தில் அல்லது இடத்தில் சமகால மற்றும் எதிர்கால சந்ததியினர் தமது தேவைக்கேற்ப தாம் தேடும் ஆவணத்தை எளிதாக இனம் கண்டு பாவனைக்கு உட்படுத்துதல் ஆகும். சமூக ஊடகங்கள் மற்றும் இணையத்தில் பதியும் இடுகைகள் என்பது கடலில் ஒன்றை தேடிக் கண்டுபிடிப்பது போன்றதாகும்.
ஆவணகத்தில் ஆவணப்படுத்தலாமா? இல்லையா?

உங்கள் ஆவணத்தை ஒரு ஆவணகத்தில் “ஒப்படைத்தல்” அல்லது “வைப்பு” ஒழுக்கில் வழங்குவதற்கான நம்பிக்கை ஒரு கால வளர்ச்சியின் அடிப்படியில் உருவாகும் ஓர் செயல் என்பது புரிந்துகொள்ளத்தக்கது. ஆனால் முதல் கட்டமாக, ஆவணப்படுத்தல் பற்றிய புரிதலை ஏற்படுத்த ஒரு ஆவணகத்தைச் சென்று பார்வையிட ஒர் வாய்ப்பளியுங்கள். அதன்மூலம் ஆவணகத்துடனான ஒர் உறவை உருவாக்குங்கள்.

நான் முன்பு குறிப்பிட்டபடி, இவ்வாறான நம்பிக்கையையும் ஆவணப் புரிதலையும் உருவாக்குவது ஓர் சமூக செயல்முறை (social process) ஆகும். ஆனால் குறைந்தபட்சம், “ஆவணம் என்றால் என்ன?” என்ற இந்த தொடரில் குறிப்பிட்டுள்ள அடிப்படை விவரங்களை கருத்தில் கொண்டு உங்கள் உள்ளூர் ஆவண சேகரிப்பு செயற்பாடுகளை (local archival collection activity) செய்யுமாறு ஓர் தாழ்மையான வேண்டுகோள். மேலும் முக்கியமாக உங்கள் உள்ளூர் ஆவண சேகரிப்பு செயற்பாடுகளை (local archival collection activity) அடுத்த தலைமுறை பெற்றுக்கொள்வதற்கான சில திறவுகோல்களை உருவாக்குமாறும் ஓர் தாழ்மையான வேண்டுகோள். இதனால் எதிர்காலத்தில் அவர்கள் தமிழர்களின் வரலாற்றைக் கூறும் ஆவணங்களை தொடர்ந்து ஆவணப்படுத்த முடியும்.

தமிழ் பண்பாடு, வரலாறு, பாரம்பரியத்தின் (cultural and historical heritage) ஒரு சிறிய பகுதியை உங்கள் வீட்டில் வைத்திருக்கின்றீர்கள் என்பதை என்றும் மறந்துவிடாதீர்கள். அதனை பொது அணுகலுக்கு (public access) வழியமையுங்கள்.


மேற்கோள்கள்:

[i] Journeyman Pictures (Producer). (2009, 19.07.2020). The Library Which Sparked a Civil War in Sri Lanka. Hentet fra https://youtu.be/cT6z8irTXHg

Nihari Film Circle and Productions (Producer). (2008, 19.07.2020). Burning Memories/எரியும் நினைவுகள். Hentet fra https://youtu.be/8kY0_Q0XYUM

[ii] IBC Tamil News (Producer). (2020, 19.07.2020). ஈழம் இலங்கையின் பூர்வீக பெயர்? | Eelam is Ancient Name Of Sri Lanka | Eelam history. Hentet fra https://youtu.be/hQjgraa5OUE

TamilNet. (2008). Eezham Thamizh and Tamil Eelam: Understanding the terminologies of identity. Hentet fra https://www.tamilnet.com/art.html?catid=99&artid=27012

Veluppillai, Alvappillai. (1997). Language.  Hentet fra https://www.tamilnet.com/img/publish/2015/11/Tamil_Language_and_Eelam_Tamils_by_Prof_A_Veluppillai_July_1997.PDF

படத்திற்கான மேற்கோள்:

Sri Kantha, Sachi. (2013). Book Burning in 1933 and 1981: Nazi and Sinhalese goons: style comparisons. Hentet fra https://sangam.org/book-burning-1933-1981/

உள்ளடக்கங்களில் எந்த மாற்றமும் செய்யாமல் பயன்படுத்தும்போதும் மற்றும் மூலமான DsporA Tamil Archive வை குறிப்பிடும் போதும் இந்த கட்டுரையின் மறு உருவாக்கம் அனுமதிக்கப்படுகிறது.

What is «ஆவணம்»? – 4

This post is based on the original post at facebook page, “Archive of Tamils in Norway”, on 25th June 2020.

What is archival material?

According to Norwegian archival law, a document is: a logically defined amount of information stored on a medium for later reading, listening, displaying or transmission (“ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring”.)
And record/ archive is: documents that have been created by or have come into an activity as part of an enterprise’s solution, case management and administration. (“dokument som vert til som lekk i ei verksemd»)

Traditionally, a document refer to a paper. But from electronic era, a document is technology neutral and independent. So, an archival document can be found in variety of information carriers. They can for instance be readable text on paper, digital material in databases, maps, drawings, photos, film, audio tapes and more. The difference between “பதிவேடு” and “ஆவணம்” is (1) active archive “பதிவேடு”, which is in daily use in the organisation that creates the archive (records creator/ பதிவேட்டை உருவாக்கியவர்) and (2) terminated, historical archive “ஆவணம்”, ie archive that is out of use of the records creator. So, old and terminated archives that are around 5-8 years old are given to an archival institution.

Below are few examples of different kinds of documents. Please note that I have only taken few examples to demonstrate different kinds of information carriers.

Document: Letter
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Norwegian Tamil Health Organisation
Traditionally, this will be in paper. But now it is publied digitally. This is an example for active archive at the organization. This document is still relevant and in use.):
Arkivskaper:

Document: Photo
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Muthamil Arivalaiyam (Tamil school in Oslo). Photographer: unknown

Document: Photo
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Prateesh Memography (Photographer)
Independent photographer´s photo of Tamil Murasam radio event in Oslo.

Document: Graphic
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Kri Thirunavukkarasu
The artist has created graphic for a different cause and organization.

Document: Booklet
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Norway Tamil Sangam (Organisation) (preserved at the online archive, Noolaham. This is an example for terminated archive that is at an archival institution.)

Document: Web page (Article)
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Namathumalayagam (An article about Norway Tamil Sangam by Namathumalayagam)

Document: audio visual
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Thainilam Kalaiyakam
This is a documentary film created in conjunction with the 10th anniversary of Annai Poopathi Tamil Cultural Center. This is a tamils school in Oslo.

Document: Audio visual
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Vaseeharan Creations
Even if the interviewee is a Candian Tamil, the production belongs to a Norway based organization because it was created by a Norway based organization. Therefore this document should be archived in Norway.

Document: Audio
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Tamil Education Development Council
Organisation based in France. Produces teaching materials for Diaspora Tamils.

As you can see, apart from “Norway Tamil Sangam anniversary booklet 1983” (1983), all other records are only available at social medias and websites. All activities are at record creation lever (பதிவேடு). But they need to be progressed to archive (ஆவணம்).
If the website shut down or the social media block or loose the content, the materials will be lost forever. Unless the individuals have a backup or original at their home. Another problem with materials that are spread across social medias and on internet is that it is tremendous time consuming to search for materials. Most of the time, the person would not find the appropriate material. On the other hand, it will be disorganized and can be unreliable.
If the materials end up in an archival institution, they will be gathered in one place. It will save time and effort. Archive preserved at every country will become an archival heritage for Tamils all over the world. They will be a social documentation for Tamils.

There is noticeable that Tamils have re-started to discuss about preserving archive of Tamils. The internal and social discussions will help Tamils to find an appropriate solution on how and where to preserve the historical and cultural heritage of Tamils. But please don´t forget that without records captured and stored at organizations (பதிவேடு), there will be no archive (ஆவணம்).

For info:
https://tamilarchive.ca/project/about

To be continued…

Next post: What is «ஆவணம்» – part 5: Which records become archive?

Please do not forget that your are keeping a piece of Tamil cultural and historical heritage at your home. Please give public access to that heritage.

Reproduction of this article is allowed when used without any alterations to the contents and the source, DsporA Tamil Archive, is mentioned.

′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – 4

25. யூன் 2020 அன்று “நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்” எனும் முகநூல் பக்கத்தில் பதிந்த இடுகையின் அடிப்படையில் இங்கு மீள்பதிவு செய்யப்படுகின்றது.

ஆவணப் பொருட்கள் (archival materials) என்றால் என்ன?

நோர்வே ஆவணக்காப்பகச் சட்டத்தின்படி, ஒரு ஆவணம் என்பது «எதிர்கால வாசிப்பிற்காக, கேட்டலுக்காக, காண்பிப்பிற்காக அல்லது பரிமாற்றத்திற்காக ஒரு ஊடகத்தில் பதியப்படும் தர்க்கரீதியாக வரையறுக்கப்பட்ட தகவல்கள்» (“ei logisk avgrensa inforasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring ”.)
ஒரு பதிவு / ஆவணம் என்பது «ஒரு நிறுவனத்தின் முடிவு, வழக்கு மேலாண்மை (case mangement) மற்றும் நிர்வாக செயற்பாட்டின் ஒர் அங்கமாக உருவாக்கப்பட்ட அல்லது செயற்பாட்டில் வந்த ஆவணங்கள்/ பத்திரங்கள் (documents)» (“Dokument som vert til som lekk i ei verksemd»).

பாரம்பரியமாக, ஒரு ஆவணம் காகிதத்தை மையப்படுத்தியே இருந்தது. ஆனால் மின்னணு யுகத்திலிருந்து, ஒரு ஆவணம் தொழில்நுட்ப நடுநிலை மற்றும் சுயாதீன நிலையை அடைந்தது. எனவே, ஒரு ஆவணப் பொருள் பல்வேறு தகவல் தாங்கிகளில் காணலாம். உதாரணமாக அவை காகிதத்தில் வாசிக்கக்கூடிய எழுத்தாக, தரவுத்தளங்களில் டிஜிட்டல் கோப்புகளாக, வரைபடங்களாக, புகைப்படங்களாக, திரைப்படங்களாக, ஒளி நாடாக்களாக மற்றும் வேறு பலவகையாக இருக்கலாம். “பதிவேடு” மற்றும் “ஆவணம்” ஆகியவற்றுக்கு இடையேயான வேறுபாடு: (1) பாவனையில் உள்ள ஆவணம் “பதிவேடு”. இது ஆவணத்தை உருவாக்கும் நிறுவனத்தில் (records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்) தினசரி பயன்பாட்டில் உள்ளவை மற்றும் (2) முடிக்கப்பட்ட, வரலாற்று ஆவணங்கள் – “ஆவணம்”. அதாவது பதிவுகள் உருவாக்கிய நிறுவனத்தின் பயன்பாட்டில் இல்லாத ஆவணங்கள். எனவே, முடிவிற்கு கொண்டுவரப்பட்ட மற்றும் சுமார் 5-8 ஆண்டுகள் பழமையான ஆவணங்களே ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்திற்கு வழங்கப்படுகின்றன.

கீழே பல்வேறு வகையான ஆவணங்களின் சில எடுத்துக்காட்டுகள் இணைத்துள்ளேன். பல்வேறு வகையான தகவல் தாங்கிகளாக ஒரு ஆவணப் பொருள் இருக்கலாம் என்பதை சித்தரிக்கவே இந்த ஒரு சில எடுத்துக்காட்டுகளை எடுத்துள்ளேன்.

ஆவணப் பொருள்: கடிதம்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Norwegian Tamil Health Organisation
முன்னர், இவ்வாறான கடிதங்கள் காகிதத்தில் மட்டுமே வெளியிடப்பட்டது. ஆனால் இப்போது இது மின்னணு கோப்பாக இணையத்தில் வெளியிடப்பட்டுள்ளது. இந்த கடிதம் இந்த அமைப்பின் நாளாந்த பாவனையில் உள்ள பதிவிற்கான ஒரு எடுத்துக்காட்டு. இந்த ஆவணப் பொருள் இன்றும் பயன்பாட்டில் உள்ளது.

ஆவணப் பொருள்: புகைப்படம்
புகைப்படக்காரர்: தெரியவில்லை
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: முத்தமிழ் அறிவாலயம் (ஒஸ்லோவில் உள்ள ஓர் தமிழ் பள்ளி)

ஆவணப் பொருள்: புகைப்படம்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Prateesh Memography (Photographer)
ஒஸ்லோவில் நடைபெற்ற தமிழ் முரசம் வானொலியின் நிகழ்வை சுயாதீன புகைப்பட கலைஞர் பதிவு செய்ததின் புகைப்படங்கள்.

ஆவணப் பொருள்: வரைகலை
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: கிரி திருணாவுக்கரசு
இக்கலைஞர் பல்வேறு நோக்கங்களுக்கும் அமைப்புக்களுக்கும் வரைகலை உருவாக்கியுள்ளார்.

ஆவணப் பொருள்: ஆண்டு மலர்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: நோர்வே தமிழ் சங்கம்
வலைத்தள ஆவணக்காப்பகமான நூலகத்தில் பாதுகாக்கப்பட்டு பொது அணுகலுக்கு விடப்பட்டுள்ளது. இது ஒரு முடிவிற்கு கொண்டுவரப்பட்ட மற்றும் சுமார் 5-8 ஆண்டுகளிற்கு மேற்பட்ட பழமையான ஒரு ஆவணப் பொருளுக்கான எடுத்துக்காட்டு.

ஆவணப் பொருள்: இணையத்தளப் பக்கம் (கட்டுரை)
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: நமது மலையகம்
நமது மலையகம் நோர்வே தமிழ் சங்கத்தின் 1983 ஆம் ஆண்டு ஆண்டு மலரை மையப்படுத்தி எழுதிய கட்டுரை.

ஆவணப் பொருள்: ஒலியும் ஒளியும்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: தாய்நிலம் கலையகம்
ஒசுலோவில் உள்ள ஒரு தமிழ்ப் பள்ளிக்கூடமான அன்னை பூபதி தமிழ்க் கலைக்கூடத்தின் 10 ஆவது ஆண்டு நிறைவை முன்னிட்டு உருவாக்கப்பட்ட ஆவணப்படம்.

ஆவணப் பொருள்: ஒலியும் ஒளியும்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Vaseeharan Creations
இப்பதிவில் ஒரு கனேடிய தமிழரை நேர்காணல் செய்தாலும், இத்தயாரிப்பு நோர்வேயைத் தளமாகக் கொண்டு இயங்கும் ஒரு அமைப்பைச் சேர்ந்தது. எனவே இந்த ஆவணம் நோர்வேயில் ஆவணப்படுத்தப்பட வேண்டும்.

ஆவணப் பொருள்: ஒலி
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: தமிழர் கல்வி மேம்பாட்டுப் பேரவை பிரான்சில் உள்ள அமைப்பு. புலம்பெயர் தமிழர்களுக்கான கற்பித்தல் பொருட்களை உருவாக்கும் செயற்பாட்டைக் கொண்டுள்ளது. இந்த ஒலிக்கோப்பு தமிழர் கல்வி மேம்பாட்டுப் பேரவை பிரான்சில் உருவாக்கியிருந்தாலும், நோர்வேயில் உள்ள தமிழ் பள்ளிக்கூடங்கள் தமது கற்பித்தல் செயற்பாட்டில் பயன்படுத்தியிருந்தால், அவை நோர்வே பள்ளியின் செயற்பாட்டு ஆவணங்களிலும் இருக்க வேண்டும்.

நோர்வே தமிழ் சங்கத்தின் 1983 ஆம் ஆண்டு ஆண்டு மலரைத் (1983) தவிர, ஏனைய பதிவுகள் அனைத்தும் சமூக ஊடகங்கள் மற்றும் வலைத்தளங்களில் மட்டுமே உள்ளன. அனைத்து செயற்பாடுகளும் பதிவு உருவாக்கல் நிலையில் (பதிவேடு) உள்ளன. ஆனால் அவை ஆவண நிலைக்கு நகர்த்தப்பட வேண்டும்.
ஒருவேளை வலைத்தளம் மூடப்பட்டால் அல்லது சமூக ஊடகங்கள் இப்பதிவுகளை முடக்கினால் அல்லது இழந்தால், ஆவணப் பொருட்கள் என்றென்றும் இழக்கப்படும். இல்லாவிடில், தனிநபர்கள் தங்கள் வீடுகளில் பிரதி அல்லது அசல் வைத்திருக்க வேண்டும். சமூக ஊடகங்கள் மற்றும் இணையத்தில் பரவியிருக்கும் பதிவுகளின் மற்றொரு சிக்கல் என்னவென்றால், பொருட்களைத் தேடுவதற்கு அதி கூடிய நேரம் எடுக்கும். பெரும்பாலான நேரங்களில், தேடுவோர் பொருத்தமான பதிவுகளை கண்டுபிடிக்க மாட்டார். மறுபுறம் ஒழுங்கற்றதாகவும் நம்பகத்தன்மை அற்றதாகவும் இருக்கலாம். ஆனால் பதிவுகள் ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்தில் பாதுகாத்தால், அவை ஒரே இடத்தில் சேகரிக்கப்படும். இது நேரச் சிலவை மிச்சப்படுத்தும். இவ்வாறு ஒவ்வொரு நாடுகளிலும் சேமித்து பாதுகாக்கப்படும் ஆவணங்கள் உலகத் தமிழர்களுக்கான ஆவணப் பாரம்பரியமாக வடிவெடுக்கும். தமிழரின் சமூக ஆவணங்களாக (social documentation) அமையும்.

தமிழர்களின் ஆவணக்காப்புக் குறித்து தமிழர்கள் மீண்டும் கலந்துரையாட தொடங்கியுள்ளதை அவதானிக்கக்கூடியதாக உள்ளது. இந்த உள்ளக மற்றும் சமூக மட்டக் கலந்துரையாடல்கள், தமிழர்களின் வரலாற்று மற்றும் பண்பாட்டு பாரம்பரியத்தை எவ்வாறு மற்றும் எங்கு பாதுகாப்பது என்பது குறித்து தகுந்த தீர்வைக் காண அவர்களுக்கு உதவும். ஆனால் அமைப்புகளிற்குள் கைப்பற்றப்பட்டு (captured) பதியப்படும் பதிவுகள் (பதிவேடு) இல்லாமல், ஆவணம் எதுவும் இருக்காது என்பதை மறந்துவிடாதீர்கள்.

தகவலுக்கு:
https://tamilarchive.ca/project/about

தொடரும்…

அடுத்த இடுகை: ′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – பகுதி 5: எந்த பதிவுகள் ஆவணம் ஆகின்றன?

தமிழ் பண்பாடு, வரலாறு, பாரம்பரியத்தின் (cultural and historical heritage) ஒரு சிறிய பகுதியை உங்கள் வீட்டில் வைத்திருக்கின்றீர்கள் என்பதை என்றும் மறந்துவிடாதீர்கள். அதனை பொது அணுகலுக்கு (public access) வழியமையுங்கள்.

உள்ளடக்கங்களில் எந்த மாற்றமும் செய்யாமல் பயன்படுத்தும்போதும் மற்றும் மூலமான DsporA Tamil Archive வை குறிப்பிடும் போதும் இந்த கட்டுரையின் மறு உருவாக்கம் அனுமதிக்கப்படுகிறது.

What is «ஆவணம்»? – 3

This post is based on the original post at facebook page, “Archive of Tamils in Norway”, on 21th June 2020.

Why should Tamil organisations keep records?

Record keeping is a systematic way of keeping track of activities in an organisational structure.
They capture and record information of incoming and outgoing activities in an organisational structure. Before 1990´s all record keeping where paper based. When the electronic era started the record keeping moved over to electronic systems for record keeping. But still paper based record keeping are in practice in some organisations, and in some countries.

Tamils have formed various kinds of organisational structure in the migrated countries. On the one hand non-profit organisational structures, such as charitable organisations, associations, clubs, foundations. On the other hand, profit making organisational structures, such as shops, other business companies.
However, few organisational structures are in between these two.

If we categorise all the Tamil organisational structures (“non-profit” and “profit making” and “in between”), they will be something like this:

• Educational organisational structures –Tamil schools, arts institutions, organisations that create teaching materials and exam board, so on
• Media organisational structures – Television, radio, website, newspaper, so on
• Political organisational structures – such as a representative organisation of a political ideology
• Human rights/ help organisational structure
• Religious organisational structures
• Community organisational structure – such as Sangam/ Inaiyam/ Manram in the name of a place in their homeland, established in a diaspora country. As well as general Tamil Sangam.
• (if any other category let me know)

However, many other organisational structures than “Human rights/ help organisational structure” do have a part of their mission to help Tamil people in diaspora and back home.

From now on I will use “organisation” as a collective term to make it simple and I will mention the category name if necessary.
Even though I focus on organisations, the work of individual artists and creators have a major role and importance for the historical and cultural heritage of Tamils. For instance, photographers and their photos are essential archival materials. It is said that one image is equivalent to 1000 words.
Photos of all activities arranged by Tamil organisations are resting within Tamil freelance photographers. Same with Tamil writers, reporters and researchers, that can function individually. They are major contributors to the historical and cultural heritage of Tamils.

Here is a link to Norwegian national archive. They write about Ole Friele Backer who was a war photographer in second world war. It is given digital access to the photos. 

There are many Tamil organisations around the world with variety of activities at various levels. But there is a worrisome situation of record keeping at majority of organisations. If there are any records kept, they are not available or accessible for public use. They are neither available for the organization for their internal access and use. I will look at the purpose of access and use in my future posts.

So why should these Tamil organisations keep records? (please look at the images)


1) «பதிவேடு» – Record keeping:
The primary value of record keeping is the organisations´ administrational control. Record keeping is essential for internal administrative control and security. It is the base to protect the rights of the organisation, as well as the customer/ consumer/ user´s rights. Thereby record keeping maintains democracy inside the organisation and among the society.

The secondary value of the records are informational value and evidential value for contemporary and posterity.
Informational value: The records of activities of an organisation give information about an incident, phenomenon, period, or an era.
evidential value: A record is an evidence for an action, activity or one´s right.

2) «தெரிவு» – Appraisal:
The records will be evaluated and selected based on the record´s informational value and evidential value. Then the selected records will be given to an archival institution for long term presentation.
The records with informational and evidential value together give us a historical and cultural heritage. This heritage has various contemporary use, as well as unpredictable future use for the future generations.

3) «ஆவணக்காப்பு» – Archive:
The records are preserved at an archival institution for long term preservation. The records will be given public access if they don´t contain personal or confidential information about a person.

People can lose their memories. Thereby the information can be distorted. They can change their mind set or point of view during their lifetime. But the records/ archive will be a piece of document that will freeze the time that something happened. But it is important to notify that even a document can be created and preserved genuinely, but the content would not be true.
So, basically this is a process of capturing and preserving memories and evidence of our activities.

To be continued…

Next post: What is «ஆவணம்» – part 4: What is archival material?

Please do not forget that your are keeping a piece of Tamil cultural and historical heritage at your home. Please give public access to that heritage.

Reproduction of this article is allowed when used without any alterations to the contents and the source, DsporA Tamil Archive, is mentioned.

′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – 3

21. யூன் 2020 அன்று “நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்” எனும் முகநூல் பக்கத்தில் பதிந்த இடுகையின் அடிப்படையில் இங்கு மீள்பதிவு செய்யப்படுகின்றது.

ஏன் தமிழ் அமைப்புகள் பதிவுகளை உருவாக்க வேண்டும்?

பதிவேடு என்பது ஒரு நிறுவன கட்டமைப்பின் செயற்பாடுகளை கண்காணிப்பதற்கான ஒரு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட முறைமை ஆகும்.
ஒரு நிறுவன கட்டமைப்பில் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் செயற்பாடுகளின் தகவல்களை அவை கைப்பற்றி பதிவு செய்யும் முறைமை. 1990 க்கு முன்னர், காகிதத்தை அடிப்படையாகக் கொண்ட அனைத்து பதிவேட்டு முறைமையும் இருந்தது. மின்னணு (electronic) சகாப்தம் தொடங்கியபோது, பதிவுவேட்டு முறைமையும் கணினி நிரலில் பதிவு செய்யும் முறைமைக்கு மாற்றப்பட்டது. என்றலும் இன்றும் சில நிறுவனங்களில், சில நாடுகளில் காகித அடிப்படையிலான பதிவுவேட்டு முறைமுமை நடைமுறையில் உள்ளது.

புலம்பெயர் தமிழர்கள் தாம் புலம்பெயர்ந்த நாடுகளில் பல்வேறு வகையான நிறுவன கட்டமைப்பை உருவாக்கியுள்ளனர். தொண்டு நிறுவனங்கள் ஒருபுறமும். அதாவது, சங்கங்கள், கழகங்கள், அறக்கட்டளை போன்ற இலாப நோக்கற்ற நிறுவன கட்டமைப்புகள். மறுபுறம், இலாபம் ஈட்டும் நிறுவன கட்டமைப்புகள். அதாவது அங்காடிகள், ஏனைய வணிக நிறுவனங்கள்.
இருப்பினும், இந்த இரண்டு வகைகளிற்கு இடையிலும் சில நிறுவன கட்டமைப்புகள் உள்ளன.

அனைத்து தமிழ் அமைப்பு கட்டமைப்புகளையும் (“இலாப நோக்கற்ற” மற்றும் “இலாபம் ஈட்டும்” மற்றும் “இடை நிலை”) வகைப்படுத்தினால், இவ்வாறு இருக்கலாம்:

• கல்வி நிறுவன கட்டமைப்புகள் – தமிழ் பள்ளிகள், கலைப்பாட நிறுவனங்கள், பாடநூல் மற்றும் தேர்வு வாரிய நிறுவனங்கள் போன்றவை.
• ஊடக நிறுவன கட்டமைப்புகள் – தொலைக்காட்சி, வானொலி, வலைத்தளம், செய்தித்தாள் போன்றவை.
• அரசியல் நிறுவன கட்டமைப்புகள் – ஒரு அரசியல் கோட்பாட்டை பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் அமைப்பு
• மனித உரிமைகள் / உதவி நிறுவன கட்டமைப்புகள்
• மத நிறுவன கட்டமைப்புகள்
• சமூகம்சார் நிறுவன கட்டமைப்புகள் – தமது தாயகத்தில் உள்ள ஓர் ஊரின் பெயரில் புலம்பெயர் நாட்டில் இயங்கும் சங்கம் / இணையம் / மன்றம் போன்றவை. அதோடு பொதுவான தமிழ் சங்கங்களும் உள்ளடங்கும்.
• (வேறு ஏதேனும் வகையில் தமிழ் நிறுவனக் கட்டமைப்பு இருந்தால் எனக்கு தெரியப்படுத்துங்கள்)

எவ்வாறாயினும், “மனித உரிமைகள் / உதசி நிறுவன கட்டமைப்புகள்” தவிர ஏனைய பல நிறுவன கட்டமைப்புகளும் புலம்பெயர் மற்றும் தாயகம் வாழ் தமிழ் மக்களுக்கு உதவுவதற்கான செயற்பாடுகளையும் அவர்களின் செயல்நோக்கின் ஒரு பகுதியாகக் கொண்டுள்ளன.

இன்று முதல் எளிமைபடுத்துவதற்காக, அனைத்து நிறுவன கட்டமைப்பு வகைகளையும் குறிக்க “அமைப்பு” (organisation) எனும் சொல்லை ஒரு பொதுவான சொற்கூறாகப் பயன்படுத்துவேன். தேவையின் அடிப்படையில் தமிழ் அமைப்புகளின் வகைப் பெயரைக் குறிப்பிடுவேன்.
நான் «அமைப்புகளை» மையப்படுத்தினாலும், தனிப்பட்ட கலைஞர்கள் மற்றும் படைப்பாளர்களின் பணி தமிழர்களின் வரலாற்று மற்றும் பண்பாட்டு பாரம்பரியத்திற்கு (historical and cultural heritage) முக்கிய பங்கையும் முக்கியத்துவத்தையும் கொண்டுள்ளது. உதாரணமாக, புகைப்படக் கலைஞர்களும் அவர்களின் புகைப்படங்களும் அத்தியாவசிய ஆவணக்காப்பகப் பொருட்கள் (archival materials). ஒரு படம் 1000 சொற்களுக்கு சமமானவை என்று கூறுவர்.
தமிழ் அமைப்புகள் ஒழுங்கமைக்கும் அனைத்து நிகழ்வுகளின் புகைப்படங்கள் தமிழ் freelance புகைப்படக் கலைஞர்களிடம் உள்ளன. இதே போன்று தனிப்பட்டமுறையில் செயல்படும் தமிழ் எழுத்தாளர்கள், மற்றும் ஆய்வாளர்களும் உள்ளடங்கும். இவர்கள் தமிழர்களின் வரலாற்று மற்றும் பண்பாட்டுப் பாரம்பரியத்திற்கு பெரும் பங்களிப்பாளர்கள்.

இங்கே நோர்வே தேசிய ஆவக்காப்பகத்திற்கான இணைப்பு உள்ளது. இரண்டாம் உலகப் போரில் போர் புகைப்படக் கலைஞராக பணியாற்றிய Ole Friele Backer பற்றி அவர்கள் எழுதுகிறார்கள். புகைப்படங்கள் digital அணுகலுக்கு விடப்பட்டுள்ளது. பெற இரண்டாவது இணைப்பைக் அழுத்துங்கள். 

உலகெங்கிலும் பல தமிழ் அமைப்புகள் பல்வேறு நிலைகளில் பல்வேறு செயற்பாடுகளைக் கொண்டுள்ளன. ஆனால் பெரும்பான்மையான அமைப்புகளில் பதிவுவேட்டு முறைமை ஒரு கவலைக்குரிய நிலையிலேதான் உள்ளது. ஏதேனும் பதிவுகள் வைக்கப்பட்டிருந்தால், அவை பொது அணுகலுக்கு இல்லாமல் உள்ளது. அவ்வமைப்பின் உள்ளக பயன்பாட்டிற்கும் அணுக முடியாமல் உள்ளது. எனது எதிர்கால இடுகைகளில் அணுகல் மற்றும் பயன்பாட்டின் நோக்கத்தைப் எழுதுகின்றேன்.

எனவே இந்த தமிழ் அமைப்புகள் ஏன் பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டும்? (இணைக்கப்பட்ட படங்களை பாருங்கள்)


1) பதிவேடு – record keeping:
ஒரு அமைப்பின் நிர்வாக கட்டுப்பாட்டைக் கையாளுவதே பதிவுகளை உருவாக்குவதன் முதன்மை நோக்கம். உள்ளக நிர்வாக கட்டுப்பாடு மற்றும் பாதுகாப்பிற்கு பதிவேடு அவசியம். இது நிறுவனத்தின் உரிமைகளையும், வாடிக்கையாளர் / நுகர்வோர் / பயனாளிகளின் உரிமைகளையும் பாதுகாக்கும். இதன்மூலம் பதிவேடு ஒரு அமைப்பிற்குள்ளும் சமூகத்திலும் ஜனநாயகத்தை மேம்படுத்தும்.

பதிவுகளின் இரண்டாம்நிலை நோக்கம் சமகால மற்றும் எதிர்கால சந்ததியினருக்கான தகவற்பெறுமதி (informational value) மற்றும் ஆதாரப் பெறுமதி (evidential value).
தகவற்பெறுமதி (informational value): ஒரு நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளின் பதிவுகள் ஒரு சம்பவம், நிகழ்வு, சமூகச் சூழல் (phenomenon) அல்லது ஒரு சகாப்தம் பற்றிய தகவல்களைத் தரும்.
ஆதாரப் பெறுமதி (evidential value): ஒரு பதிவு என்பது ஒரு செயல், செயல்பாடு அல்லது ஒருவரின் உரிமைக்கான ஆதாரம் ஆகும்.

2) தெரிவு» – Appraisal:
பதிவின் தகவற்பெறுமதி மற்றும் ஆதாரப் பெறுமதியின் அடிப்படையில் பதிவுகள் மதிப்பீடு செய்யப்பட்டு தேர்ந்தெடுக்கப்படும். பின்னர் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பதிவுகள் ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்திற்கு நீண்ட கால ஆவணப்படுத்தலுக்கு வழங்கப்படும்.
தகவற்பெறுமதி மற்றும் ஆதாரப் பெறுமதிக் கொண்ட பதிவுகள் ஒரு வரலாற்று மற்றும் பண்பாட்டு பாரம்பரியத்தை நமக்குத் தருகின்றன. இந்த பாரம்பரியம் பல்வேறு சமகால பயன்பாடுகளுக்கும், எதிர்கால தலைமுறையினருக்கு நாம் கணிக்க முடியாத எதிர்கால பயன்பாடுகளிற்கான ஆவணங்களாகக் உள்ளது.

3) ஆவணக்காப்பு – Archive:
பதிவுகள் நீண்ட கால பாதுகாப்பட்ட ஆவணப்படுத்தலுக்கு ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்தில் வழங்கப்படும். நோர்வேயிய ஆவணக்காப்பகச் சட்டத்தின் அடிப்படியில் ஒரு தனிநபரைப் பற்றிய தனிப்பட்ட அல்லது இரகசிய தகவல்களைக் (personal and confidential information) கொண்டிருக்காத ஆவணங்கள் பொது அணுகலுக்கு விடப்படும்.

மனிதர்கள் தமது நினைவுத்திறண்களை இழக்கலாம். அதனால் தகவல்கள் திரிவுபடுத்தப்படலாம். அவர்கள் தங்கள் வாழ்நாளில் தங்கள் மனநிலை அல்லது நிலைப்படுகளில் மாற்றம் கொள்ளலாம். ஆனால் பதிவுகள்/ ஆவணங்கள் ஒரு செயற்பாடு நிகழ்ந்த அந்த நேரத்தை உறைய வைத்து காலம் காலமாக பாதுகாத்து நிற்கும்.
என்றாலும் ஒரு பதிவை/ ஆவணத்தை நேர்மையான முறையில் அனைத்து ஆவணப் பெறுமதிகளும் கொண்ட உருவாக்கியிருந்தாலும், அவ்வாவணம் கூறும் தகவல் உண்மையானதாக இருக்கும் என்பது இல்லை.

அடிப்படையில் பதிவு/ ஆவணம் எங்கள் செயல்பாட்டிற்கான நினைவுகளையும் ஆதாரங்களையும் கைப்பற்றி பாதுகாக்கும் செயல்முறையாகும்.

தொடரும்…

அடுத்த இடுகை: ′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – பகுதி 4: ஆவணப் பொருள்கள் (archival materials) என்றால் என்ன?

தமிழ் பண்பாடு, வரலாறு, பாரம்பரியத்தின் (cultural and historical heritage) ஒரு சிறிய பகுதியை உங்கள் வீட்டில் வைத்திருக்கின்றீர்கள் என்பதை என்றும் மறந்துவிடாதீர்கள். அதனை பொது அணுகலுக்கு (public access) வழியமையுங்கள்.

உள்ளடக்கங்களில் எந்த மாற்றமும் செய்யாமல் பயன்படுத்தும்போதும் மற்றும் மூலமான DsporA Tamil Archive வை குறிப்பிடும் போதும் இந்த கட்டுரையின் மறு உருவாக்கம் அனுமதிக்கப்படுகிறது.