Tamil organisations: How to preserve documents safely and take good care of in the diaspora?

தமிழ்

All Tamil organisations should come forward to make a plan to preserve their historical documents in the diaspora and make them available to public access. This is the DsporA Tamil Archive´s humble request to all Tamil organisations in this November month of the Great Heroes Day (Maveerer Naal) or the Tamil National Remembrance Day.
Graphic: Baheerathy Kumarendiran. “Maveerer Naal” (The Great Heores Day) (2005).

Tamil organisations need to preserve their historical documents so that generations can be capable to deal with social challenges, questions and issues. They should be preserved in a repository as authentic and reliable documents available to contemporary and future generations in the time they seek. Now everything is scattered all over the Internet. It is challenging to re-find documents. The Internet and social media are not a preservation platform. They are a platform for sharing and dissemination. Documents on the Internet may be unreliable or untruthful. On the other hand, authentic and credible documents are being threatened, destroyed and erased from the Internet.

In this situation, the historical documents are the only fundamental for people to reconcile the past as well as to intellectually preserve their traditional values with historical evidence!

Today the history of the diaspora Tamils is depended on oral tradition. The history of the homeland is intertwined with the history of the diaspora. In such a situation, history can be questioned, distorted, obscured, and destroyed if the history of the diaspora is an oral tradition for many generations. So the oral tradition should be documented as oral history. In addition, historical documents should be collected, preserved and made available for public access. This will enable those who would like to transfer cultural-historical heritage of the Tamil diaspora, as well as the homeland. They will be enabled to do so in written, audio, video or other art forms based on authentic and reliable sources. The sources will also be the basis for researches on Tamil and Tamils. That is how history will continue to live. Guide us and protect our existence.

Based on Mr Veluppillai Prabhakaran´s reflection, «Nature is my friend. Life is my teacher of philosophy. History is my guide» (Schalk, 2007b, p. 258)1, the history will always guide us! But for the history to guide us, it needs to be complete! Thereby, all Tamil organisations are requested to come forward to create a plan to preserve their historical documents in the diaspora and give public access.

Which records can be generated in your organisational activity?

Examples of published documents

  • Information reports/ letters to the public
  • Press release
  • Annual report
  • Annual plan
  • All types of registry form to the public
  • Sample of participation certificate
  • Contest results (i.e. drawing competition winners)
  • Publications

Examples of unpublished documents

  • Administrative documents (i.e. statute, procedures, rules, guidelines)
  • Emails, letters, and other communications sent to the organisation by the public.
  • The organisation´s responses to the general public by email, letters, and other communications.
  • Meeting minutes
  • Monthly report
  • Data collected from registration forms to the public.
  • Contest participents´ details
  • Contributions in a competition (i.e. drawing submissions for a drawing competition)
  • Complaints
  • Reports on handling the complaints
How can organisations implement documentation and archive practices?
  1. Identify records generated in the activities of your organisation that have archival value.
  2. Centralise e-mail and post-reception, as well as social media reception of messages from and to the public.
  3. Create a system for those records into a record-keeping system.
  4. After 5-10 years, preserve those records that are no longer needed for your organization’s administrative needs.
  5. Find out where your historical documents can be safely preserved for 100 years or more.
  6. Give public access to your historical documents.
  7. You can implement «record-keeping and archiving» in your organisation’s statute to keep your organisation’s internal record-keeping and archiving practices continue smoothly in the future, despite administrative changes. Along with that, you can create a guide with a record-keeping and archiving plan, and rules of procedures.
How can archive collectors improve their collection activity?
  • Create a plan to preserve your documents from natural disasters, man-made disasters, technological disasters, and other disasters.
  • Purpose of documentation is public use. So, documents need to be read and understood despite technological development.
  • Create a plan for digital migration for converting documents from one media platform to another to adopt technological development. (i.e. digitalise VHS videotape).
  • Preserving the original analogue material after digitalising a document.
  • Develop a plan to preserve digital documents as authentic documents that are not subject to manipulation.
  • Purpose of documentation is public use. Give public access to your documents.

More:
How can you help to create a historical and cultural heritage?
Tamil Eelam Liberation Struggle Documents: Part 1


Share with us your ideas, thoughts and suggestions on how to preserve Tamil documents safely in the diaspora.


Endnote and references

1 Peter Schalk undertook an academic work with Professor Alvappillai Veluppillai. This is a work of translating the original Tamil publication of «Reflections of Leader» published by the Liberation Tigers of Tamil Eelam (LTTE) in 1995 and 2005. This work includes the original Tamil text as well as the translations in German, English, Swedish and Sinhala.

Schalk, P. (2007a). talaivarin cintanaikai Retrieved from http://uu.diva-portal.org/smash/get/diva2:173420/FULLTEXT04.pdf

Schalk, P. (2007b). Tamil Source in English Translation: Reflections of the Leader. Retrieved from http://uu.diva-portal.org/smash/get/diva2:173420/FULLTEXT06.pdf

Schalk, P. (2007c). Uppsala University Publications. Retrieved from http://uu.diva-portal.org/smash/record.jsf?amp;dswid=contents&pid=diva2%3A173420&dswid=5816



Reproduction of this article is allowed when used without any alterations to the contents and the source, DsporA Tamil Archive, is mentioned.

Updated: 16.11.2020

தமிழ் அமைப்புகள்: எவ்வாறு புலத்தில் ஆவணங்களை பாதுகாப்பாகப் பேணிப் பாதுகாக்கலாம்?

English

தமிழ் சமூகத்தில் உள்ள அனைத்துத் தமிழ் அமைப்புகளையும் தமது வரலாற்று ஆவணங்களைப் பேணிப் பாதுகாக்கவும், பொது அணுக்கத்திற்கு விடுவதற்குமான திட்டத்தை உருவாக்குமாறும் இந்த மாவீரர் மாதமான நவம்பர் மாதத்தில், DsporA Tamil Archive தாழ்மையுடன் வேண்டுகோள் விடுக்கின்றது.
வரைகலை: பகீரதி குமரேந்திரன். “மாவீரர் நாள்” (2005).

சமூகத்தில் எழும்பக்கூடிய சவால்கள், கேள்விகள், சிக்கல்களுக்கு சமகால தமிழ் அமைப்புகள் தமது வரலாற்று ஆவணங்களைப் பேணிப் பாதுகாக்க வேண்டும். அவை சமகால மற்றும் எதிர்காலத் தலைமுறையினர் தாம் தேடும் நேரத்தில் கிடைக்கக்கூடிய உண்மையான மற்றும் நம்பகத்தன்மையான ஆவணங்களாக ஒரு களஞ்சியத்தில் பேணிப்பாதுகாக்கப்பட வேண்டும். இப்பொழுது அனைத்துப் பதிவுகளும் இணையத்திலேயே சிதறிக் கிடக்கின்றன. பதிவுகளை மீண்டும் கண்டுபிடிக்க கடினமாக உள்ளது. இணையமும் சமூக ஊடகங்களும் பேணிப் பாதுகாப்பு அல்ல. அவை பரவலாக்கம் ஆகும். இணையத்தில் இருக்கும் ஆவணங்கள் உண்மைத்தன்மையற்ற அல்லது நம்பகத்தன்மையற்ற தவல்களாக இருக்கலாம். மறு புறம், இணையத்தில் உள்ள உண்மையான மற்றும் நம்பகத்தன்மையான ஆவணங்கள் பலத்த அச்சுறுத்தல்களுக்கு உள்ளாகி அழிக்கப்படும் நிலையும் காணப்படுகின்றது.

இன் நிலையில் மக்கள் தமது சமூகத்தில் உள்ள சரி பிழைகளை சீர்தூக்கிப் பார்ப்பதோடு தமது பாரம்பரிய விழுமியங்களை தர்க்க ரீதியாக வரலாற்று ஆதாரங்களுடன் பாதுகாத்து கடத்தவும் வரலாற்று ஆவணங்களே அடிப்படையாக அமையும்!

இன்று புலம்பெயர் வரலாறு பெரும்பான்மையாக வாய்மொழி பாரம்பரியமாகவே உள்ளது. புலம்பெயர் வரலாற்றில் தாயக வரலாறும் பின்னிப்பிணைந்துள்ளது. புலம்பெயர் வரலாறு வாய்மொழிப் பாரம்பரியமாக இருக்கும் பட்சத்தில் வரலாறு கேள்விக்குள்ளாக்கப்படலாம், திரிவுபடுத்தப்படலாம், மறைக்கப்படலாம், அழிக்கப்படலாம். அதனால் வாய்மொழிப் பாரம்பரியம் வாய்மொழி வரலாறாக பதியப்பட வேண்டும். அதோடு வரலாற்று ஆவண மூலங்கள் சேகரிக்கப்பட்டு பேணிப்பாதுகாத்து பொது அணுக்கத்திற்கு கிடைக்கப் பெற வேண்டும். இதனூடாக புலம்பெயர் வரலாற்றையும் தாயக வரலாற்றையும் எழுத்து வடிவில், ஒலி, ஒளி மற்றும் ஏனைய கலை வடிவில் கடத்துபவர்கள் உண்மையான ஆதாரங்களின் அடிப்படையில் அதனைக் கடத்த உதவும். அவை தமிழ் மற்றும் தமிழர்கள் பற்றிய ஆராய்ச்சிகளிற்கான அடிப்படை ஆதார மூலங்களாக அமையும். இவ்வாறே வரலாறு தொடர்ந்து வாழும். எம்மை வழிநடத்தும். எமது இருப்பைப் பாதுகாக்கும்.

«இயற்கை எனது நண்பன், வாழ்க்கை எனது தத்துவாசிரியன்; வரலாறு எனது வழிகாட்டி.» எனும் வேலுப்பிள்ளை பிரபாகரன் அவர்களின் சிந்தனைக்கிணங்க (Schalk, 2007a, p. 160)1 வரலாறு எப்போதும் நமக்கு வழிகாட்டும்! ஆனால் அந்த வரலாறு நமக்கு வழிகாட்ட, அது முழுமையானதாக இருக்க வேண்டும்! அதனால்தான் தமிழ் சமூகத்தில் உள்ள அனைத்துத் தமிழ் அமைப்புகளையும் தமது வரலாற்று ஆவணங்களைப் பேணிப் பாதுகாக்கவும், பொது அணுக்கத்திற்கு விடுவதற்குமான திட்டத்தை உருவாக்குமாறு வேண்டுகோள் விடுக்கின்றோம்.

உங்கள் அமைப்புகளின் செயல்பாடுகளில் உருவாகக்கூடிய பதிவுகள் என்ன?

வெளியிட்ட பதிவுகளின் உதாரணம்

  • மக்களிற்கு அறிவிக்கும் தகவல் அறிக்கைகள்/ கடிதங்கள்
  • ஊடக அறிக்கைகள்
  • ஆண்டு அறிக்கைகள்
  • ஆண்டுத் திட்டங்கள்
  • பொது மக்களிற்கான அனைத்து வகையான விண்ணப்பங்கள்
  • சான்றிதழ்கள்
  • போட்டி முடிவுகள் (உ.ம் ஓவியப்போட்டி வெற்றியாளர்கள்)
  • வெளியீடுகள்

வெளியிடா பதிவுளின் உதாரணம்

  • நிர்வாக ஆவணங்கள் (உ.ம்: யாப்புகள், நடைமுறைகள், விதிகள், வழிகாட்டல்கள்)
  • ஒரு அமைப்பிற்கு பொது நபர் அனுப்பும் மின் அஞ்சல், கடிதங்கள், ஏனைய தொடர்பாடல்கள்.
  • அந்த அமைப்பு பொது நபருக்கு பதிலளிக்கும் மின் அஞ்சல், கடிதங்கள், ஏனைய தொடர்பாடல்கள்.
  • கூட்ட அறிக்கைகள்
  • மாதாந்த அறிக்கை
  • பொது மக்களிற்கான விண்ணப்பப் பதிவுத் தரவுகள்
  • போட்டியில் பங்கு பற்றியோர் விபரம்
  • ஒரு போட்டிக்கான பங்கேற்புகள் (உ.ம்: ஒரு ஓவியப்போட்டிக்காக சேர்ந்த ஓவியங்கள்)
  • முறைப்பாடுகள்
  • முறைப்பாடுகளை கையாண்ட அறிக்கை
எவ்வாறு அமைப்புகள் ஆவணப்படுத்தலை நடைமுறைப் படுத்தலாம்?
  1. உங்கள் அமைப்புகளின் செயல்பாடுகளில் உருவாகும் பதிவுகளில் ஆவணப் பெறுமதி மிக்க பதிவுகளை இனம் காணுதல்.
  2. பொது மக்களிடமிருந்து பெறும் மற்றும் பொது மக்களிற்கு அனுப்பும் மின்னஞ்சல் மற்றும் கடித வரவேற்பு (reception), அத்துடன் சமூக ஊடகங்களில் பெறும் தகவல் வரவேற்புகளை (reception) மையப்படுத்துதல் (centralise).
  3. அந்தப் பதிவுகளை ஒரு பதிவேட்டு முறைமையூடாக சீர்படுத்துதல்.
  4. அந்த பதிவேடுகள் 5-10 ஆண்டுகளிற்குப் பின்னர், உங்கள் அமைப்பின் நிர்வாகத் தேவைக்குத் தேவையற்ற நிலையில் அதனை வரலாற்று ஆவணங்களாகப் பேணிப்பாதுகாத்தல்.
  5. உங்களது வெளியிட்ட ஆவணங்கள் மற்றும் வெளியிடா ஆவணங்களை வரலாற்று ஆவணங்களாக எங்கு 100 ஆண்டுகள் அல்லது அதற்கு அப்பால் பாதுகாப்பாகப் பேணிப்பாதுகாக்கலாம் என்று கண்டறிதல்.
  6. வரலாற்று ஆவணங்களை பொது அணுக்கத்திற்கு விடுதல்.
  7. நிர்வாக மாற்றங்கள் வந்தாலும் எதிர்காலத்தில் உங்கள் அமைப்பின் உள்ளக ஆவணகம் சீராக செயல்பட உங்கள் அமைப்பின் யாப்பில் பதிவேடு மற்றும் ஆவணப்படுத்தலை அமுல்படுத்தலாம். அதனுடன் பதிவேடு மற்றும் ஆவணப்படுத்தல் திட்டம், நடைமுறை விதிகள் மற்றும் செயல்முறை விதிகள் கொண்ட வழிகாட்டி உருவாக்கலாம்.
எவ்வாறு ஆவணச் சேகரிப்பாளர்கள் ஆவணப்படுத்தலை மேம்படுத்தலாம்?
  • இயற்கை அழிவு, மனிதர்களால் உருவாக்கப்படும் அழிவு, தொழில் நுட்பத்தால் உருவாக்கப்படும் அழிவு, ஏனைய அழிவுகளிலிருந்து உங்கள் ஆவணங்களைப் பேணிப் பாதுகாக்கும் திட்டத்தை உருவாக்குதல்.
  • ஆவணப்படுத்தலின் நோக்கம் பயன்பாடு. தொழில்நுட்ப வளர்ச்சியில் ஆவணங்கள் வாசித்துப் புரிந்து கொள்ளக் கூடியவாறு பேணிப் பாதுகாத்தல்.
  • தொழில்நுட்ப வளர்ச்சிக்கு ஏற்றால் போல எண்ணிம ஆவணங்களை ஊடகத் தளம் மாற்றும் திட்டத்தை உருவாக்குதல். (உ.ம்: VHS ஒளி நாடாவை எண்ணிமமயமாக்குதல்).
  • எண்ணிம ஆவணமாக்கும் போது மூலத்தையும் பேணிப் பாதுகாத்தல்.
  • எண்ணிம ஆவணங்கள் manipulation இற்கு உள்ளாகாத நம்பகத்தன்மையான உண்மையான ஆவணங்களாகப் பேணிப் பாதுகாக்கும் திட்டத்தை உருவாக்குதல்.
  • ஆவணப்படுத்தலின் நோக்கம் பயன்பாடு. பொது அணுக்கத்திற்க்கு ஆவணங்களை விடுதல்.

மேலதிகம்:
ஒரு வரலாற்றுப் பண்பாட்டுப் பாரம்பரியத்தை உருவாக்க நீங்கள் எவ்வாறு உதவ முடியும்?
தமிழீழ விடுதலைப் போராட்ட ஆவணங்கள்: பகுதி 1


எவ்வாறு தமிழர் ஆவணங்களை புலத்தில் பாதுகாப்பாகப் பேணிப் பாதுகாக்கலாம் என்ற உங்கள் கருத்துகளை, சிந்தனைகளை, ஆலோசனைகளை எம்முடன் பகிர்ந்து கொள்ளுங்கள்.

பின்குறிப்பு மற்றும் மேற்கோள்கள்

1 Peter Schalk (பீட்டர் ஷால்க்) பேராசிரியர் ஆல்வாப்பிள்ளை வேலுப்பிள்ளையுடன் இணைந்து தமிழீழ விடுதலைப் புலிகள் அமைப்பால் 1995 மற்றும் 2005 ஆம் ஆண்டு வெளியான தலைவரின் சிந்தனைகள் எனும் தமிழ் மொழியில் வெளியான மூலப் பதிப்பை ஆய்வு செய்யும் பணியை மேற்கொண்டார். இப்பணியில் யேர்மன், ஆங்கிலம், ஸ்வீடிஷ் மற்றும் சிங்கள மொழிகளிலான மொழிபெயர்ப்புகளும் உள்ளடங்கும்.

Schalk, P. (2007a). talaivarin cintanaikai. Retrieved from http://uu.diva-portal.org/smash/get/diva2:173420/FULLTEXT04.pdf

Schalk, P. (2007b). Tamil Source in English Translation: Reflections of the Leader. Retrieved from http://uu.diva-portal.org/smash/get/diva2:173420/FULLTEXT06.pdf

Schalk, P. (2007c). Uppsala University Publications. Retrieved from http://uu.diva-portal.org/smash/record.jsf?amp;dswid=contents&pid=diva2%3A173420&dswid=5816



உள்ளடக்கங்களில் எந்த மாற்றமும் செய்யாமல் பயன்படுத்தும்போதும் மற்றும் மூலமான DsporA Tamil Archive வை குறிப்பிடும் போதும் இந்த கட்டுரையின் மறு உருவாக்கம் அனுமதிக்கப்படுகிறது.

புதுப்பிக்கப்பட்டது: 21.11.2020