What is «ஆவணம்»? – 3

This post is based on the original post at facebook page, “Archive of Tamils in Norway”, on 21th June 2020.

Why should Tamil organisations keep records?

Record keeping is a systematic way of keeping track of activities in an organisational structure.
They capture and record information of incoming and outgoing activities in an organisational structure. Before 1990´s all record keeping where paper based. When the electronic era started the record keeping moved over to electronic systems for record keeping. But still paper based record keeping are in practice in some organisations, and in some countries.

Tamils have formed various kinds of organisational structure in the migrated countries. On the one hand non-profit organisational structures, such as charitable organisations, associations, clubs, foundations. On the other hand, profit making organisational structures, such as shops, other business companies.
However, few organisational structures are in between these two.

If we categorise all the Tamil organisational structures (“non-profit” and “profit making” and “in between”), they will be something like this:

• Educational organisational structures –Tamil schools, arts institutions, organisations that create teaching materials and exam board, so on
• Media organisational structures – Television, radio, website, newspaper, so on
• Political organisational structures – such as a representative organisation of a political ideology
• Human rights/ help organisational structure
• Religious organisational structures
• Community organisational structure – such as Sangam/ Inaiyam/ Manram in the name of a place in their homeland, established in a diaspora country. As well as general Tamil Sangam.
• (if any other category let me know)

However, many other organisational structures than “Human rights/ help organisational structure” do have a part of their mission to help Tamil people in diaspora and back home.

From now on I will use “organisation” as a collective term to make it simple and I will mention the category name if necessary.
Even though I focus on organisations, the work of individual artists and creators have a major role and importance for the historical and cultural heritage of Tamils. For instance, photographers and their photos are essential archival materials. It is said that one image is equivalent to 1000 words.
Photos of all activities arranged by Tamil organisations are resting within Tamil freelance photographers. Same with Tamil writers, reporters and researchers, that can function individually. They are major contributors to the historical and cultural heritage of Tamils.

Here is a link to Norwegian national archive. They write about Ole Friele Backer who was a war photographer in second world war. It is given digital access to the photos. 

There are many Tamil organisations around the world with variety of activities at various levels. But there is a worrisome situation of record keeping at majority of organisations. If there are any records kept, they are not available or accessible for public use. They are neither available for the organization for their internal access and use. I will look at the purpose of access and use in my future posts.

So why should these Tamil organisations keep records? (please look at the images)

1) «பதிவேடு» – Record keeping:
The primary value of record keeping is the organisations´ administrational control. Record keeping is essential for internal administrative control and security. It is the base to protect the rights of the organisation, as well as the customer/ consumer/ user´s rights. Thereby record keeping maintains democracy inside the organisation and among the society.

The secondary value of the records are informational value and evidential value for contemporary and posterity.
Informational value: The records of activities of an organisation give information about an incident, phenomenon, period, or an era.
evidential value: A record is an evidence for an action, activity or one´s right.

2) «தெரிவு» – Appraisal:
The records will be evaluated and selected based on the record´s informational value and evidential value. Then the selected records will be given to an archival institution for long term presentation.
The records with informational and evidential value together give us a historical and cultural heritage. This heritage has various contemporary use, as well as unpredictable future use for the future generations.

3) «ஆவணக்காப்பு» – Archive:
The records are preserved at an archival institution for long term preservation. The records will be given public access if they don´t contain personal or confidential information about a person.

People can lose their memories. Thereby the information can be distorted. They can change their mind set or point of view during their lifetime. But the records/ archive will be a piece of document that will freeze the time that something happened. But it is important to notify that even a document can be created and preserved genuinely, but the content would not be true.
So, basically this is a process of capturing and preserving memories and evidence of our activities.

To be continued…

Next post: What is «ஆவணம்» – part 4: What is archival material?

Please do not forget that your are keeping a piece of Tamil cultural and historical heritage at your home. Please give public access to that heritage.

Reproduction of this article is allowed when used without any alterations to the contents and the source, DsporA Tamil Archive, is mentioned.

′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – 3

21. யூன் 2020 அன்று “நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்” எனும் முகநூல் பக்கத்தில் பதிந்த இடுகையின் அடிப்படையில் இங்கு மீள்பதிவு செய்யப்படுகின்றது.

ஏன் தமிழ் அமைப்புகள் பதிவுகளை உருவாக்க வேண்டும்?

பதிவேடு என்பது ஒரு நிறுவன கட்டமைப்பின் செயற்பாடுகளை கண்காணிப்பதற்கான ஒரு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட முறைமை ஆகும்.
ஒரு நிறுவன கட்டமைப்பில் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் செயற்பாடுகளின் தகவல்களை அவை கைப்பற்றி பதிவு செய்யும் முறைமை. 1990 க்கு முன்னர், காகிதத்தை அடிப்படையாகக் கொண்ட அனைத்து பதிவேட்டு முறைமையும் இருந்தது. மின்னணு (electronic) சகாப்தம் தொடங்கியபோது, பதிவுவேட்டு முறைமையும் கணினி நிரலில் பதிவு செய்யும் முறைமைக்கு மாற்றப்பட்டது. என்றலும் இன்றும் சில நிறுவனங்களில், சில நாடுகளில் காகித அடிப்படையிலான பதிவுவேட்டு முறைமுமை நடைமுறையில் உள்ளது.

புலம்பெயர் தமிழர்கள் தாம் புலம்பெயர்ந்த நாடுகளில் பல்வேறு வகையான நிறுவன கட்டமைப்பை உருவாக்கியுள்ளனர். தொண்டு நிறுவனங்கள் ஒருபுறமும். அதாவது, சங்கங்கள், கழகங்கள், அறக்கட்டளை போன்ற இலாப நோக்கற்ற நிறுவன கட்டமைப்புகள். மறுபுறம், இலாபம் ஈட்டும் நிறுவன கட்டமைப்புகள். அதாவது அங்காடிகள், ஏனைய வணிக நிறுவனங்கள்.
இருப்பினும், இந்த இரண்டு வகைகளிற்கு இடையிலும் சில நிறுவன கட்டமைப்புகள் உள்ளன.

அனைத்து தமிழ் அமைப்பு கட்டமைப்புகளையும் (“இலாப நோக்கற்ற” மற்றும் “இலாபம் ஈட்டும்” மற்றும் “இடை நிலை”) வகைப்படுத்தினால், இவ்வாறு இருக்கலாம்:

• கல்வி நிறுவன கட்டமைப்புகள் – தமிழ் பள்ளிகள், கலைப்பாட நிறுவனங்கள், பாடநூல் மற்றும் தேர்வு வாரிய நிறுவனங்கள் போன்றவை.
• ஊடக நிறுவன கட்டமைப்புகள் – தொலைக்காட்சி, வானொலி, வலைத்தளம், செய்தித்தாள் போன்றவை.
• அரசியல் நிறுவன கட்டமைப்புகள் – ஒரு அரசியல் கோட்பாட்டை பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் அமைப்பு
• மனித உரிமைகள் / உதவி நிறுவன கட்டமைப்புகள்
• மத நிறுவன கட்டமைப்புகள்
• சமூகம்சார் நிறுவன கட்டமைப்புகள் – தமது தாயகத்தில் உள்ள ஓர் ஊரின் பெயரில் புலம்பெயர் நாட்டில் இயங்கும் சங்கம் / இணையம் / மன்றம் போன்றவை. அதோடு பொதுவான தமிழ் சங்கங்களும் உள்ளடங்கும்.
• (வேறு ஏதேனும் வகையில் தமிழ் நிறுவனக் கட்டமைப்பு இருந்தால் எனக்கு தெரியப்படுத்துங்கள்)

எவ்வாறாயினும், “மனித உரிமைகள் / உதசி நிறுவன கட்டமைப்புகள்” தவிர ஏனைய பல நிறுவன கட்டமைப்புகளும் புலம்பெயர் மற்றும் தாயகம் வாழ் தமிழ் மக்களுக்கு உதவுவதற்கான செயற்பாடுகளையும் அவர்களின் செயல்நோக்கின் ஒரு பகுதியாகக் கொண்டுள்ளன.

இன்று முதல் எளிமைபடுத்துவதற்காக, அனைத்து நிறுவன கட்டமைப்பு வகைகளையும் குறிக்க “அமைப்பு” (organisation) எனும் சொல்லை ஒரு பொதுவான சொற்கூறாகப் பயன்படுத்துவேன். தேவையின் அடிப்படையில் தமிழ் அமைப்புகளின் வகைப் பெயரைக் குறிப்பிடுவேன்.
நான் «அமைப்புகளை» மையப்படுத்தினாலும், தனிப்பட்ட கலைஞர்கள் மற்றும் படைப்பாளர்களின் பணி தமிழர்களின் வரலாற்று மற்றும் பண்பாட்டு பாரம்பரியத்திற்கு (historical and cultural heritage) முக்கிய பங்கையும் முக்கியத்துவத்தையும் கொண்டுள்ளது. உதாரணமாக, புகைப்படக் கலைஞர்களும் அவர்களின் புகைப்படங்களும் அத்தியாவசிய ஆவணக்காப்பகப் பொருட்கள் (archival materials). ஒரு படம் 1000 சொற்களுக்கு சமமானவை என்று கூறுவர்.
தமிழ் அமைப்புகள் ஒழுங்கமைக்கும் அனைத்து நிகழ்வுகளின் புகைப்படங்கள் தமிழ் freelance புகைப்படக் கலைஞர்களிடம் உள்ளன. இதே போன்று தனிப்பட்டமுறையில் செயல்படும் தமிழ் எழுத்தாளர்கள், மற்றும் ஆய்வாளர்களும் உள்ளடங்கும். இவர்கள் தமிழர்களின் வரலாற்று மற்றும் பண்பாட்டுப் பாரம்பரியத்திற்கு பெரும் பங்களிப்பாளர்கள்.

இங்கே நோர்வே தேசிய ஆவக்காப்பகத்திற்கான இணைப்பு உள்ளது. இரண்டாம் உலகப் போரில் போர் புகைப்படக் கலைஞராக பணியாற்றிய Ole Friele Backer பற்றி அவர்கள் எழுதுகிறார்கள். புகைப்படங்கள் digital அணுகலுக்கு விடப்பட்டுள்ளது. பெற இரண்டாவது இணைப்பைக் அழுத்துங்கள். 

உலகெங்கிலும் பல தமிழ் அமைப்புகள் பல்வேறு நிலைகளில் பல்வேறு செயற்பாடுகளைக் கொண்டுள்ளன. ஆனால் பெரும்பான்மையான அமைப்புகளில் பதிவுவேட்டு முறைமை ஒரு கவலைக்குரிய நிலையிலேதான் உள்ளது. ஏதேனும் பதிவுகள் வைக்கப்பட்டிருந்தால், அவை பொது அணுகலுக்கு இல்லாமல் உள்ளது. அவ்வமைப்பின் உள்ளக பயன்பாட்டிற்கும் அணுக முடியாமல் உள்ளது. எனது எதிர்கால இடுகைகளில் அணுகல் மற்றும் பயன்பாட்டின் நோக்கத்தைப் எழுதுகின்றேன்.

எனவே இந்த தமிழ் அமைப்புகள் ஏன் பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டும்? (இணைக்கப்பட்ட படங்களை பாருங்கள்)

1) பதிவேடு – record keeping:
ஒரு அமைப்பின் நிர்வாக கட்டுப்பாட்டைக் கையாளுவதே பதிவுகளை உருவாக்குவதன் முதன்மை நோக்கம். உள்ளக நிர்வாக கட்டுப்பாடு மற்றும் பாதுகாப்பிற்கு பதிவேடு அவசியம். இது நிறுவனத்தின் உரிமைகளையும், வாடிக்கையாளர் / நுகர்வோர் / பயனாளிகளின் உரிமைகளையும் பாதுகாக்கும். இதன்மூலம் பதிவேடு ஒரு அமைப்பிற்குள்ளும் சமூகத்திலும் ஜனநாயகத்தை மேம்படுத்தும்.

பதிவுகளின் இரண்டாம்நிலை நோக்கம் சமகால மற்றும் எதிர்கால சந்ததியினருக்கான தகவற்பெறுமதி (informational value) மற்றும் ஆதாரப் பெறுமதி (evidential value).
தகவற்பெறுமதி (informational value): ஒரு நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளின் பதிவுகள் ஒரு சம்பவம், நிகழ்வு, சமூகச் சூழல் (phenomenon) அல்லது ஒரு சகாப்தம் பற்றிய தகவல்களைத் தரும்.
ஆதாரப் பெறுமதி (evidential value): ஒரு பதிவு என்பது ஒரு செயல், செயல்பாடு அல்லது ஒருவரின் உரிமைக்கான ஆதாரம் ஆகும்.

2) தெரிவு» – Appraisal:
பதிவின் தகவற்பெறுமதி மற்றும் ஆதாரப் பெறுமதியின் அடிப்படையில் பதிவுகள் மதிப்பீடு செய்யப்பட்டு தேர்ந்தெடுக்கப்படும். பின்னர் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பதிவுகள் ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்திற்கு நீண்ட கால ஆவணப்படுத்தலுக்கு வழங்கப்படும்.
தகவற்பெறுமதி மற்றும் ஆதாரப் பெறுமதிக் கொண்ட பதிவுகள் ஒரு வரலாற்று மற்றும் பண்பாட்டு பாரம்பரியத்தை நமக்குத் தருகின்றன. இந்த பாரம்பரியம் பல்வேறு சமகால பயன்பாடுகளுக்கும், எதிர்கால தலைமுறையினருக்கு நாம் கணிக்க முடியாத எதிர்கால பயன்பாடுகளிற்கான ஆவணங்களாகக் உள்ளது.

3) ஆவணக்காப்பு – Archive:
பதிவுகள் நீண்ட கால பாதுகாப்பட்ட ஆவணப்படுத்தலுக்கு ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்தில் வழங்கப்படும். நோர்வேயிய ஆவணக்காப்பகச் சட்டத்தின் அடிப்படியில் ஒரு தனிநபரைப் பற்றிய தனிப்பட்ட அல்லது இரகசிய தகவல்களைக் (personal and confidential information) கொண்டிருக்காத ஆவணங்கள் பொது அணுகலுக்கு விடப்படும்.

மனிதர்கள் தமது நினைவுத்திறண்களை இழக்கலாம். அதனால் தகவல்கள் திரிவுபடுத்தப்படலாம். அவர்கள் தங்கள் வாழ்நாளில் தங்கள் மனநிலை அல்லது நிலைப்படுகளில் மாற்றம் கொள்ளலாம். ஆனால் பதிவுகள்/ ஆவணங்கள் ஒரு செயற்பாடு நிகழ்ந்த அந்த நேரத்தை உறைய வைத்து காலம் காலமாக பாதுகாத்து நிற்கும்.
என்றாலும் ஒரு பதிவை/ ஆவணத்தை நேர்மையான முறையில் அனைத்து ஆவணப் பெறுமதிகளும் கொண்ட உருவாக்கியிருந்தாலும், அவ்வாவணம் கூறும் தகவல் உண்மையானதாக இருக்கும் என்பது இல்லை.

அடிப்படையில் பதிவு/ ஆவணம் எங்கள் செயல்பாட்டிற்கான நினைவுகளையும் ஆதாரங்களையும் கைப்பற்றி பாதுகாக்கும் செயல்முறையாகும்.


அடுத்த இடுகை: ′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – பகுதி 4: ஆவணப் பொருள்கள் (archival materials) என்றால் என்ன?

தமிழ் பண்பாடு, வரலாறு, பாரம்பரியத்தின் (cultural and historical heritage) ஒரு சிறிய பகுதியை உங்கள் வீட்டில் வைத்திருக்கின்றீர்கள் என்பதை என்றும் மறந்துவிடாதீர்கள். அதனை பொது அணுகலுக்கு (public access) வழியமையுங்கள்.

உள்ளடக்கங்களில் எந்த மாற்றமும் செய்யாமல் பயன்படுத்தும்போதும் மற்றும் மூலமான DsporA Tamil Archive வை குறிப்பிடும் போதும் இந்த கட்டுரையின் மறு உருவாக்கம் அனுமதிக்கப்படுகிறது.