What is «ஆவணம்»? – 4

This post is based on the original post at facebook page, “Archive of Tamils in Norway”, on 25th June 2020.

What is archival material?

According to Norwegian archival law, a document is: a logically defined amount of information stored on a medium for later reading, listening, displaying or transmission (“ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring”.)
And record/ archive is: documents that have been created by or have come into an activity as part of an enterprise’s solution, case management and administration. (“dokument som vert til som lekk i ei verksemd»)

Traditionally, a document refer to a paper. But from electronic era, a document is technology neutral and independent. So, an archival document can be found in variety of information carriers. They can for instance be readable text on paper, digital material in databases, maps, drawings, photos, film, audio tapes and more. The difference between “பதிவேடு” and “ஆவணம்” is (1) active archive “பதிவேடு”, which is in daily use in the organisation that creates the archive (records creator/ பதிவேட்டை உருவாக்கியவர்) and (2) terminated, historical archive “ஆவணம்”, ie archive that is out of use of the records creator. So, old and terminated archives that are around 5-8 years old are given to an archival institution.

Below are few examples of different kinds of documents. Please note that I have only taken few examples to demonstrate different kinds of information carriers.

Document: Letter
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Norwegian Tamil Health Organisation
Traditionally, this will be in paper. But now it is publied digitally. This is an example for active archive at the organization. This document is still relevant and in use.):
Arkivskaper:

Document: Photo
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Muthamil Arivalaiyam (Tamil school in Oslo). Photographer: unknown

Document: Photo
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Prateesh Memography (Photographer)
Independent photographer´s photo of Tamil Murasam radio event in Oslo.

Document: Graphic
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Kri Thirunavukkarasu
The artist has created graphic for a different cause and organization.

Document: Booklet
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Norway Tamil Sangam (Organisation) (preserved at the online archive, Noolaham. This is an example for terminated archive that is at an archival institution.)

Document: Web page (Article)
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Namathumalayagam (An article about Norway Tamil Sangam by Namathumalayagam)

Document: audio visual
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Thainilam Kalaiyakam
This is a documentary film created in conjunction with the 10th anniversary of Annai Poopathi Tamil Cultural Center. This is a tamils school in Oslo.

Document: Audio visual
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Vaseeharan Creations
Even if the interviewee is a Candian Tamil, the production belongs to a Norway based organization because it was created by a Norway based organization. Therefore this document should be archived in Norway.

Document: Audio
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Tamil Education Development Council
Organisation based in France. Produces teaching materials for Diaspora Tamils.

As you can see, apart from “Norway Tamil Sangam anniversary booklet 1983” (1983), all other records are only available at social medias and websites. All activities are at record creation lever (பதிவேடு). But they need to be progressed to archive (ஆவணம்).
If the website shut down or the social media block or loose the content, the materials will be lost forever. Unless the individuals have a backup or original at their home. Another problem with materials that are spread across social medias and on internet is that it is tremendous time consuming to search for materials. Most of the time, the person would not find the appropriate material. On the other hand, it will be disorganized and can be unreliable.
If the materials end up in an archival institution, they will be gathered in one place. It will save time and effort. Archive preserved at every country will become an archival heritage for Tamils all over the world. They will be a social documentation for Tamils.

There is noticeable that Tamils have re-started to discuss about preserving archive of Tamils. The internal and social discussions will help Tamils to find an appropriate solution on how and where to preserve the historical and cultural heritage of Tamils. But please don´t forget that without records captured and stored at organizations (பதிவேடு), there will be no archive (ஆவணம்).

For info:
https://tamilarchive.ca/project/about

To be continued…

Next post: What is «ஆவணம்» – part 5: Which records become archive?

Please do not forget that your are keeping a piece of Tamil cultural and historical heritage at your home. Please give public access to that heritage.

Reproduction of this article is allowed when used without any alterations to the contents and the source, DsporA Tamil Archive, is mentioned.

′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – 4

25. யூன் 2020 அன்று “நோர்வே வாழ் தமிழர் ஆவணம்” எனும் முகநூல் பக்கத்தில் பதிந்த இடுகையின் அடிப்படையில் இங்கு மீள்பதிவு செய்யப்படுகின்றது.

ஆவணப் பொருட்கள் (archival materials) என்றால் என்ன?

நோர்வே ஆவணக்காப்பகச் சட்டத்தின்படி, ஒரு ஆவணம் என்பது «எதிர்கால வாசிப்பிற்காக, கேட்டலுக்காக, காண்பிப்பிற்காக அல்லது பரிமாற்றத்திற்காக ஒரு ஊடகத்தில் பதியப்படும் தர்க்கரீதியாக வரையறுக்கப்பட்ட தகவல்கள்» (“ei logisk avgrensa inforasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring ”.)
ஒரு பதிவு / ஆவணம் என்பது «ஒரு நிறுவனத்தின் முடிவு, வழக்கு மேலாண்மை (case mangement) மற்றும் நிர்வாக செயற்பாட்டின் ஒர் அங்கமாக உருவாக்கப்பட்ட அல்லது செயற்பாட்டில் வந்த ஆவணங்கள்/ பத்திரங்கள் (documents)» (“Dokument som vert til som lekk i ei verksemd»).

பாரம்பரியமாக, ஒரு ஆவணம் காகிதத்தை மையப்படுத்தியே இருந்தது. ஆனால் மின்னணு யுகத்திலிருந்து, ஒரு ஆவணம் தொழில்நுட்ப நடுநிலை மற்றும் சுயாதீன நிலையை அடைந்தது. எனவே, ஒரு ஆவணப் பொருள் பல்வேறு தகவல் தாங்கிகளில் காணலாம். உதாரணமாக அவை காகிதத்தில் வாசிக்கக்கூடிய எழுத்தாக, தரவுத்தளங்களில் டிஜிட்டல் கோப்புகளாக, வரைபடங்களாக, புகைப்படங்களாக, திரைப்படங்களாக, ஒளி நாடாக்களாக மற்றும் வேறு பலவகையாக இருக்கலாம். “பதிவேடு” மற்றும் “ஆவணம்” ஆகியவற்றுக்கு இடையேயான வேறுபாடு: (1) பாவனையில் உள்ள ஆவணம் “பதிவேடு”. இது ஆவணத்தை உருவாக்கும் நிறுவனத்தில் (records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்) தினசரி பயன்பாட்டில் உள்ளவை மற்றும் (2) முடிக்கப்பட்ட, வரலாற்று ஆவணங்கள் – “ஆவணம்”. அதாவது பதிவுகள் உருவாக்கிய நிறுவனத்தின் பயன்பாட்டில் இல்லாத ஆவணங்கள். எனவே, முடிவிற்கு கொண்டுவரப்பட்ட மற்றும் சுமார் 5-8 ஆண்டுகள் பழமையான ஆவணங்களே ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்திற்கு வழங்கப்படுகின்றன.

கீழே பல்வேறு வகையான ஆவணங்களின் சில எடுத்துக்காட்டுகள் இணைத்துள்ளேன். பல்வேறு வகையான தகவல் தாங்கிகளாக ஒரு ஆவணப் பொருள் இருக்கலாம் என்பதை சித்தரிக்கவே இந்த ஒரு சில எடுத்துக்காட்டுகளை எடுத்துள்ளேன்.

ஆவணப் பொருள்: கடிதம்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Norwegian Tamil Health Organisation
முன்னர், இவ்வாறான கடிதங்கள் காகிதத்தில் மட்டுமே வெளியிடப்பட்டது. ஆனால் இப்போது இது மின்னணு கோப்பாக இணையத்தில் வெளியிடப்பட்டுள்ளது. இந்த கடிதம் இந்த அமைப்பின் நாளாந்த பாவனையில் உள்ள பதிவிற்கான ஒரு எடுத்துக்காட்டு. இந்த ஆவணப் பொருள் இன்றும் பயன்பாட்டில் உள்ளது.

ஆவணப் பொருள்: புகைப்படம்
புகைப்படக்காரர்: தெரியவில்லை
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: முத்தமிழ் அறிவாலயம் (ஒஸ்லோவில் உள்ள ஓர் தமிழ் பள்ளி)

ஆவணப் பொருள்: புகைப்படம்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Prateesh Memography (Photographer)
ஒஸ்லோவில் நடைபெற்ற தமிழ் முரசம் வானொலியின் நிகழ்வை சுயாதீன புகைப்பட கலைஞர் பதிவு செய்ததின் புகைப்படங்கள்.

ஆவணப் பொருள்: வரைகலை
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: கிரி திருணாவுக்கரசு
இக்கலைஞர் பல்வேறு நோக்கங்களுக்கும் அமைப்புக்களுக்கும் வரைகலை உருவாக்கியுள்ளார்.

ஆவணப் பொருள்: ஆண்டு மலர்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: நோர்வே தமிழ் சங்கம்
வலைத்தள ஆவணக்காப்பகமான நூலகத்தில் பாதுகாக்கப்பட்டு பொது அணுகலுக்கு விடப்பட்டுள்ளது. இது ஒரு முடிவிற்கு கொண்டுவரப்பட்ட மற்றும் சுமார் 5-8 ஆண்டுகளிற்கு மேற்பட்ட பழமையான ஒரு ஆவணப் பொருளுக்கான எடுத்துக்காட்டு.

ஆவணப் பொருள்: இணையத்தளப் பக்கம் (கட்டுரை)
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: நமது மலையகம்
நமது மலையகம் நோர்வே தமிழ் சங்கத்தின் 1983 ஆம் ஆண்டு ஆண்டு மலரை மையப்படுத்தி எழுதிய கட்டுரை.

ஆவணப் பொருள்: ஒலியும் ஒளியும்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: தாய்நிலம் கலையகம்
ஒசுலோவில் உள்ள ஒரு தமிழ்ப் பள்ளிக்கூடமான அன்னை பூபதி தமிழ்க் கலைக்கூடத்தின் 10 ஆவது ஆண்டு நிறைவை முன்னிட்டு உருவாக்கப்பட்ட ஆவணப்படம்.

ஆவணப் பொருள்: ஒலியும் ஒளியும்
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: Vaseeharan Creations
இப்பதிவில் ஒரு கனேடிய தமிழரை நேர்காணல் செய்தாலும், இத்தயாரிப்பு நோர்வேயைத் தளமாகக் கொண்டு இயங்கும் ஒரு அமைப்பைச் சேர்ந்தது. எனவே இந்த ஆவணம் நோர்வேயில் ஆவணப்படுத்தப்பட வேண்டும்.

ஆவணப் பொருள்: ஒலி
Records creator/ பதிவேட்டு உருவாக்குனர்: தமிழர் கல்வி மேம்பாட்டுப் பேரவை பிரான்சில் உள்ள அமைப்பு. புலம்பெயர் தமிழர்களுக்கான கற்பித்தல் பொருட்களை உருவாக்கும் செயற்பாட்டைக் கொண்டுள்ளது. இந்த ஒலிக்கோப்பு தமிழர் கல்வி மேம்பாட்டுப் பேரவை பிரான்சில் உருவாக்கியிருந்தாலும், நோர்வேயில் உள்ள தமிழ் பள்ளிக்கூடங்கள் தமது கற்பித்தல் செயற்பாட்டில் பயன்படுத்தியிருந்தால், அவை நோர்வே பள்ளியின் செயற்பாட்டு ஆவணங்களிலும் இருக்க வேண்டும்.

நோர்வே தமிழ் சங்கத்தின் 1983 ஆம் ஆண்டு ஆண்டு மலரைத் (1983) தவிர, ஏனைய பதிவுகள் அனைத்தும் சமூக ஊடகங்கள் மற்றும் வலைத்தளங்களில் மட்டுமே உள்ளன. அனைத்து செயற்பாடுகளும் பதிவு உருவாக்கல் நிலையில் (பதிவேடு) உள்ளன. ஆனால் அவை ஆவண நிலைக்கு நகர்த்தப்பட வேண்டும்.
ஒருவேளை வலைத்தளம் மூடப்பட்டால் அல்லது சமூக ஊடகங்கள் இப்பதிவுகளை முடக்கினால் அல்லது இழந்தால், ஆவணப் பொருட்கள் என்றென்றும் இழக்கப்படும். இல்லாவிடில், தனிநபர்கள் தங்கள் வீடுகளில் பிரதி அல்லது அசல் வைத்திருக்க வேண்டும். சமூக ஊடகங்கள் மற்றும் இணையத்தில் பரவியிருக்கும் பதிவுகளின் மற்றொரு சிக்கல் என்னவென்றால், பொருட்களைத் தேடுவதற்கு அதி கூடிய நேரம் எடுக்கும். பெரும்பாலான நேரங்களில், தேடுவோர் பொருத்தமான பதிவுகளை கண்டுபிடிக்க மாட்டார். மறுபுறம் ஒழுங்கற்றதாகவும் நம்பகத்தன்மை அற்றதாகவும் இருக்கலாம். ஆனால் பதிவுகள் ஒரு ஆவணக்காப்பக நிறுவனத்தில் பாதுகாத்தால், அவை ஒரே இடத்தில் சேகரிக்கப்படும். இது நேரச் சிலவை மிச்சப்படுத்தும். இவ்வாறு ஒவ்வொரு நாடுகளிலும் சேமித்து பாதுகாக்கப்படும் ஆவணங்கள் உலகத் தமிழர்களுக்கான ஆவணப் பாரம்பரியமாக வடிவெடுக்கும். தமிழரின் சமூக ஆவணங்களாக (social documentation) அமையும்.

தமிழர்களின் ஆவணக்காப்புக் குறித்து தமிழர்கள் மீண்டும் கலந்துரையாட தொடங்கியுள்ளதை அவதானிக்கக்கூடியதாக உள்ளது. இந்த உள்ளக மற்றும் சமூக மட்டக் கலந்துரையாடல்கள், தமிழர்களின் வரலாற்று மற்றும் பண்பாட்டு பாரம்பரியத்தை எவ்வாறு மற்றும் எங்கு பாதுகாப்பது என்பது குறித்து தகுந்த தீர்வைக் காண அவர்களுக்கு உதவும். ஆனால் அமைப்புகளிற்குள் கைப்பற்றப்பட்டு (captured) பதியப்படும் பதிவுகள் (பதிவேடு) இல்லாமல், ஆவணம் எதுவும் இருக்காது என்பதை மறந்துவிடாதீர்கள்.

தகவலுக்கு:
https://tamilarchive.ca/project/about

தொடரும்…

அடுத்த இடுகை: ′′ஆவணம்′′ என்றால் என்ன”? – பகுதி 5: எந்த பதிவுகள் ஆவணம் ஆகின்றன?

தமிழ் பண்பாடு, வரலாறு, பாரம்பரியத்தின் (cultural and historical heritage) ஒரு சிறிய பகுதியை உங்கள் வீட்டில் வைத்திருக்கின்றீர்கள் என்பதை என்றும் மறந்துவிடாதீர்கள். அதனை பொது அணுகலுக்கு (public access) வழியமையுங்கள்.

உள்ளடக்கங்களில் எந்த மாற்றமும் செய்யாமல் பயன்படுத்தும்போதும் மற்றும் மூலமான DsporA Tamil Archive வை குறிப்பிடும் போதும் இந்த கட்டுரையின் மறு உருவாக்கம் அனுமதிக்கப்படுகிறது.