“ஆவணப்படுத்தல்”: ஒரு குழப்பமான தமிழ் சொல்லா?

ஆக்கம் நளாயினி இந்திரன் மற்றும் பகீரதி குமரேந்திரன்

எங்கள் செயல்பாடுகளையும் நடைமுறைகளையும் அர்த்தமுள்ளதாக்குவதற்கும்; எங்கள் இலக்கை அடைவதற்கும் நாம் பயன்படுத்தும் சொற்களை வரையறுப்பது அடிப்படை ஆகின்றது. ஒரு சொல் வரையறுக்கப்படாதபோது, ​​அது எங்கள் செயல்பாடுகளை குழப்பி சிதறடிக்கச் செய்யும். ஆவணப்படுத்தல் (documentation) மற்றும் ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல் (archiving) தொடர்பான சில தமிழ் சொற்களஞ்சியங்களை இங்கே விளக்க முயற்சிக்கிறோம்.

ஒரு சொல்லின் பொருள் ஒரு சமூகத்தின் புவியியல் இருப்பிடம், மொழியியல் வரலாறும் பாரம்பரியமும், சமூகத்தின் வரலாறும் பாரம்பரியமும், சமூக அமைப்பு போன்றவற்றைப் பொறுத்து வேறுபடும். ஒரு சொல்லின் அர்த்தமும் காலப்போக்கில் பரிணாம வளர்ச்சி பெறும். அதனால் ஆவணப்படுத்தல் (documentation), ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல் (archiving) மற்றும் பேணிப் பாதுகாத்தல் (preservation) போன்ற செயல்பாடுகளிற்கான தமிழ் சொற்களஞ்சியங்களைத் தேடுவது ஒரு மாற்றம் பெறும் செயல்முறையாக (dynamic process)இருக்கும். ஒரு பதிவின் வாழ்க்கைச் சுழற்சியில் (life cycle of a record) இருக்கும் ஒவ்வொரு படிநிலைக்கும் சரியான தமிழ் சொற்களைக் கண்டறியும் தேடலில் நாம் தொடர்ச்சியாக உள்ளோம் என்பதை இங்கு குறிப்பிட விரும்புகின்றோம்.

தமிழர்களுக்கு நீண்ட கால பேணிப் பாதுகாப்பிற்கான பதிவேட்டு மேலாண்மை (records management) மற்றும் ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல் (archiving) புதியதல்ல. இதுவரை அறிந்ததின் அடிப்படையில், சங்க காலத்திலிருந்து ஆவணப்படுத்தி காப்பகப்படுத்தும் பாரம்பரியம் நடைபெற்று வந்துள்ளது. ஆனால் இப்பாரம்பரியம் நூற்றுக்கணக்கான ஆண்டுகால காலனித்துவம், படையெடுப்பு, போர், இடப்பெயர்வு, புலம்பெயர்வு மற்றும் இனவழிப்புக் காரணிகளால் பலவீனமாக்கப்பட்டுள்ளன. தமிழ் சமூகம் தனது பண்டைய தமிழ் பாரம்பரியமான முழுமையான பதிவேட்டு மேலாண்மை மற்றும் நீண்டகாலப் பேணிப் பாதுகாப்பிற்கான ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல் செயல்பாடுகளை மீள் நடைமுறை செய்ய வேண்டும்.

இதற்கிடையில், ஆவணங்களைப் பேணிப் பாதுகாப்பதற்கான ஆர்வம் புலம்பெயர் தமிழ் சமூகம் உட்பட தமிழர்களிடையே வலுப்பெற்றுவருவதை காணக்கூடியவாறு உள்ளது. அவர்கள் இதனைச் செயல்படுத்துவதற்கு புதிய வழிமுறைகளையும் வடிவங்களையும் எடுத்துக்கொள்கின்றனர். வரலாற்று ஆவணங்களைப் பேணிப் பாதுகாத்துக் காப்பகப்படுத்துவதற்கு பாரம்பரிய வழிமுறைகளை பின்பற்றுவதுடன், உலகளாவிய ரீதியில் வாழும் தமிழ் சமூகம் அதிக அளவில் எண்ணிம நூலகங்கள் மற்றும் ஆவணக்காப்பகங்கள் போன்ற எண்ணிமக் களஞ்சியங்களை உருவாக்கிப் பயன்படுத்துகின்றனர். அவர்கள் தமது உரிமைகள், வரலாறு மற்றும் பாரம்பரியம் குறித்த ஆவணங்களை காப்பகப்படுத்துவதற்கும், பேணிப் பாதுகாப்பதற்கும், பரப்புவதற்கும் பல்வேறு எண்ணிம ஊடகங்களையும் தளங்களையும் பயன்படுத்துகின்றனர். 

சர்வதேச ஆவணக்காப்புத் தினம்

சர்வதேச ஆவணக்காப்புத் தினம் [1] என்பது சர்வதேச ஆவணக்காப்பிற்கான பேரவையின் (International Council on Archives) ஒரு முயற்சியாகும். நூலகங்கள், அருங்காட்சியகங்கள் மற்றும் பிற ஆவணக்காப்பகங்கள் நீண்ட காலப் பேணிப் பாதுகாப்பிற்கான காப்பகங்களைக் கொண்டிருப்பதால், அவை சர்வதேச ஆவணக்காப்பு தினத்தை கொண்டாடலாம். இங்கே, “Archives” எனும் ஆங்கிலச் சொல்லின் சூழமைவு ஒரு பரந்த உள்ளடக்கத்தைக் கொண்டுள்ளது. அது ஆவணக்காப்பு நிறுவனங்கள் (archival institutions) மற்றும் ஆவணங்கள் (documentation) ஆகிய இரண்டையும் குறிக்கிறது.

ஆவணக்காப்பகம், நூலகம் மற்றும் அருங்காட்சியகத் துறையில் உள்ள உலகளாவிய தமிழ் தன்னார்வலர்கள், பணியாளர்கள் மற்றும்  ஆர்வலர்கள் அனைவருக்கும்; அதோடு தமிழ் பாரம்பரியத்தை ஆவணப்படுத்தி, காப்பகப்படுத்தி, பேணிப் பாதுகாக்கும் அனைவருக்கும் எமது இனிய சர்வதேச ஆவணக்காப்புத் தின நல்வாழ்த்துக்கள். உங்கள் பணியால் தமிழரின் இருப்பிற்கான சான்று தலைமுறைகளுக்கு கடத்தப்படுகின்றது.

படம் 1: ஆவணகம் │ நூலகம் │ அருங்காட்சியகம். (DsporA Tamil Archive, 2020)

காப்பக நிறுவனங்கள்: ஆவணக்காப்பகம், நூலகம் மற்றும் அருங்காட்சியகம்

  • ஆவணக்காப்பகங்களின் முதன்மை செயல்பாடு: ஆவணங்களை நீண்ட கால வைப்பகத்திற்காகப் பெறுதல், நிர்வகித்தல், மற்றும் பயன்பாட்டிற்காக காப்பக ஆவணங்களை அணுக்கத்திற்கு கிடைக்கச் செய்தல் ஆகும்.
  • சில நூலகங்களின் இரண்டாம் நிலை செயல்பாடு: ஆவணங்களை நீண்ட கால வைப்பகத்திற்காகப் பெறுதல், நிர்வகித்தல், மற்றும் பயன்பாட்டிற்காக காப்பக ஆவணங்களை அணுக்கத்திற்கு கிடைக்கச் செய்தல் ஆகும்.
  • சில அருங்காட்சியகங்களின் இரண்டாம் நிலை செயல்பாடு: ஆவணங்களை நீண்ட கால வைப்பகத்திற்காகப் பெறுதல், நிர்வகித்தல், மற்றும் பயன்பாட்டிற்காக காப்பக ஆவணங்களை அணுக்கத்திற்கு கிடைக்கச் செய்தல் ஆகும்.

இந்த மூன்று காப்பக நிறுவனங்களுக்கிடையில் உள்ள ஒருங்கிணைப்பு மற்றும் பொறுப்புப் பகிர்வு ஒவ்வொரு நாட்டிற்கு நாடு மாறுபடும். இது தமிழர்களுக்கு எவ்வாறு உள்ளது?

துறைச்சொற்கள்

ஒரு வரலாற்றை பதிவு செய்து அடுத்த தலைமுறைக்குக் கடத்தும் செயல்முறைக்கு «ஆவணப்படுத்தல்» என்ற தமிழ் சொல் பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படுகின்றது. உரிமை, வரலாறு மற்றும் பாரம்பரியத்தை பதிவு செய்து கடத்தும் செயல்முறையில் பல படிநிலை செயல்பாடுகள் உள்ளன. ஆனால் «ஆவணப்படுத்தல்» என்ற சொல் தமிழில் பொதுமைப்படுத்தப்படுவது மட்டுமல்லாமல் தொடர்ச்சியாக பல குழப்பங்களையும் ஏற்படுத்துகிறது.

பதிவுகளின் வாழ்க்கைச் சுழற்சி பின்வருமாறு:

படம் 2: ஒரு பதிவின் வாழ்க்கைச் சுழற்சி
படம் 3: பதிவேட்டு மேலாண்மை மற்றும் ஆவணக்காப்பக மேலாண்மை

“Archive”/ “arkiv” எனும் சொற்கள்

ஆங்கில சொல்லான “Archive” மற்றும் நோர்வேயிய சொல்லான “Arkiv” இற்கு நான்கு அர்த்தங்கள் உள்ளன. இந்த சொல்லின் பயன்பாட்டுச் சூழமைவைப் (context) பொறுத்து அதன் பொருளை வேறுபடும் [2]:

  1. an archival document – காப்பக ஆவணம் / காப்பகம் சார் ஆவணம்/ சுவடிக்கூடம் சார் ஆவணம்
  2. the room where archives are kept – ஆவணங்கள் வைக்கப்பட்டுள்ள அறை, ஆவணக்காப்பக அறை
  3. the function in business activity/ organisational activity that performs archive tasks; archive service – ஒரு நிறுவன செயல்பாட்டில் ஆவணக்காப்பகப் பணிகளைச் செய்யும் ஒரு பிரிவு; ஆவணக்காப்பகச் சேவை
  4. a body that receives archives from various organisations, stores, manages and makes them available for use; an archive institution – பல்வேறு நிறுவனங்களின் ஆவணத் தொகுதிகளைப் பெற்று, வைப்பில் வைத்து, நிர்வகித்து அவற்றைப் பயன்பாட்டிற்குக் கிடைக்கச் செய்யும் ஆவணக்காப்பக நிறுவனம்; ஆவணகம்/ ஆவணக்காப்பகம்

பல்வேறு பண்டைய தமிழ் இலக்கிய சான்றுகளின் [3] அடிப்படையில் «ஆவணம்» என்ற சொல் கடைவீதி (market, bazaar), தெரு (street), உரிமை (right to property, ownership) என்றவற்றைக் குறிக்கின்றது. இது அடிமைத்தனம் (slavery, bondage, service); உரிமைப்பத்திரம் (bond, deed) மற்றும் “document”யும் குறிக்கின்றது.

ஆங்கில சொல்லான archive “காப்பக நிறுவனம்” (instition) மற்றும் “காப்பக ஆவணம்” (document) ஆகிய இரண்டையும் குறிக்கும். தமிழ் அகராதிகளின் கூற்றுப்படி “archive” சுவடிக்கூடம் (cuvatik koodam), பொது ஆவணக்களரி (pothu aavanak kalary), ஆவணக் காப்பகம் (aavanak kaapakam) (institution); மற்றும் பொதுப்பத்திரங்கள்  (pothup pathiram) (document) ஆகியவற்றைக் குறிக்கின்றது.

சுவடி (cuvati) என்றால் ஏட்டுப் புத்தகம் (ola book); புத்தகங்கள் (book in general); கோவையாக அமைத்த பத்திரத்தொகுதி (file, bundle, as of records) என்பதைக் குறிக்கின்றது. சுவடி (cuvati) எனும் சொல் சுவடு (cuvatu) எனும் சொல்லிலிருந்து உருவானது. சுவடு என்றால் அடித்தடம் (track, footstep); Impression; அடையாளம் (Sign, indication) போன்ற பல அர்த்தங்களைக் கொண்டுள்ளது. சுவடு எனும் சொல் பதிவு என்பதைக் குறிக்கும். அதாவது கால் சுவடு (footprint) மற்றும் கைச் சுவடு (handprint) போன்ற முத்திரை, அடையாள முத்திரை, அச்சைக் குறிக்கும். இதனை imprint என்று ஆங்கிலத்தில் கூறலாம். ஒரு சுவடு (cuvatu) வரலாற்று தடயங்கள் அல்லது தடங்கள் தரும்.
சுவடி (cuvati) எனும் சொல்லுக்கு ஒரு முன்னொட்டைச் சேர்க்கும்போது ஓலைச்சுவடி எனும் சொல் பிறக்கின்றது. ஓலைச்சுவடி என்பது ஓலையில் பதிவு என்பதாகும்.

பதிவுகள்/ பதிவேடுகள் – Record/ document

Dokument (document/ பதிவு/ பதிவேடு) எனும் சொல் நோர்வேயிய ஆவணக்காப்புச் சட்டத்தின்படி, பிற்காலத்தில் வாசித்து, கேட்டு, படித்து அல்லது பரிமாற்றத்திற்காக ஒரு ஊடகத்தில் சேமிக்கப்பட்ட தர்க்கரீதியாக வரையறுக்கப்பட்ட தகவல் (தமிழாக்கம்) (நோர்வேயிய ஆவணக்காப்புச் சட்டம் – Norwegian archive law)[4] ஆகும். (“Ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring»). A logically delimited amount of information stored on a medium for later reading, listening, previewing or transmission (English translation).

பதிவுகள் பாரம்பரிய முறையில் அல்லது எண்ணிம முறையில் பிறந்ததாக (analogue or digital-born) இருக்கலாம். இது எழுத்துரு, ஒலி, ஒளி, பல்லூடக அடிப்படையிலான ஊடகத்தில் பதிவு செய்யப்பட்டிருக்கலாம். ஒரு பதிவு ஒரு பொருள் அல்லது கலைப்பொருளாகவும் (object or artefact) இருக்கலாம்.

ஆவண அணுக்கத்தை வழங்குவதற்கும் நாளாந்த பாவனைக் கையாளுதலிலிருந்து காகிதங்களை பாதுகாக்கவும் பல ஆவணக்காப்பகங்கள் காகித சேகரிப்புகளை எண்ணிமமயமாக்குகின்றன (digitise). எண்ணிமமயமாக்குதல் என்பது பாரம்பரிய இயற்பியல் வடிவங்களான (analouge) காகிதம், காகிதத்தோல், புகைப்படங்கள், திரைப்படம், ஒலி அல்லது ஒளி ஊடகங்களில் தோன்றிய பதிவுகளை எண்ணிம நகல் எடுத்தல் ஆகும்.

Appraisal – மதிப்பீடு/ தெரிவு

உருவாக்கப்பட்ட மற்றும் சேகரிக்கப்பட்ட அனைத்துப் பதிவுகளும் நீண்டகால ஆவணக்காப்பிற்காகவும் பேணிப் பாதுகாப்பிற்காகவும் ஒரு ஆவணக்காப்பகத்திற்கு அனுப்புவதற்கு முன் மதிப்பீடு (appraisal) செய்யப்படல் வேண்டும். மதிப்பீடு என்பது நீண்டகால பாதுகாப்பிற்கான மதிப்பைக் கொண்ட பதிவுகளை மதிப்பிடுவதற்கும் தேர்ந்தெடுப்பதற்கும் ஆகும். ஒரு மதிப்பீடு சான்றுப் பெறுமதி (evidencial value), தனிநபர்களின் அல்லது ஒரு சமூகத்தின் உரிமைகளிற்கான ஆவணப் பெறுமதி, வரலாற்றுப் பெறுமதி (historical value), பண்பாட்டுப் பெறுமதி (cultural value) அல்லது ஆய்வு நோக்கங்களுக்கான ஆதாரப் பெறுமதி (value as source for research) அடிப்படையில் இருக்கும்.

Archival document – சுவடிக்கூடம் சார் ஆவணம்/ காப்பகம் சார் ஆவணம்

நீண்ட காலப் பேணிப் பாதுகாப்பிற்கான பெறுமதியைக் (long term preservation value) கொண்ட பதிவுகள்/ ஆவணங்கள் (documents) சுவடிக்கூடம் சார் ஆவணம்/ காப்பகம் சார் ஆவணம் (archival document) ஆகின்றன. மனித செயல்பாடுகளின் விளைவாக உருவாக்கப்பட்ட பதிவேடுகள் அல்லது ஆவணங்கள் (documents) அவற்றின் நீண்டகால பெறுமதி (long term value) கருதி பாதுகாக்கப்பட்டு வைக்கப்படும் போது அவை காப்பக ஆவணங்கள் (archival documents) என்று அழைக்கப்படுகின்றன[5]. இவ்வாறான பதிவேடுகள் அல்லது ஆவணங்கள், ஒரு நிகழ்வு (event), செயல் (action), எடுக்கப்பட்ட தீர்மானம் (decision), செயல்பாடு (process) போன்றவற்றை பதிவு செய்து ஆவணப்படுத்தும். இதனைத்தொடர்ந்து, மதிப்பீட்டு செயல்பாட்டிற்குப் பின், நீண்ட கால பெறுமதியுள்ள பதிவேடுகள் அல்லது ஆவணங்கள் நீண்ட கால வைப்பிற்கான காப்பக ஆவணங்களாக காப்பகப்படுத்தப்படுகின்றன.

இதனால் காப்பக ஆவணம்/ சுவடிக்கூடம் சார் ஆவணம்/ காப்பகம் சார் ஆவணம் (archival document) என்ற பதங்களானது பதிவேடுகள் அல்லது ஆவணங்களிலிருந்து (document) வேறுபடுகின்றது. மேலும், காப்பக ஆவணங்களின் தொகுப்பானது “வரலாற்று ரீதியாக பெறுமதி வாய்ந்த சான்றாகவும், ஆய்விற்கான ஆதாரமாகவும்” (தமிழாக்கம்) [6] இருப்பதால் நிரந்தர வைப்பிற்காக தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட வைப்புகளாக விளங்குகின்றன.

இப்பதிவேடுகள் ஒரு நிறுவனத்தின் அல்லது தொடர்புடைய நபர்கள் பற்றிய முக்கியமான பெறுமதிமிக்க தகவல்களை உள்ளடக்கியதாக இருக்கும். இத்துடன் இவை மேற்கொள்ளப்பட்ட நடவடிக்கைகளின் வரலாற்றுச் சான்றுகளாக விளங்குகின்றன. இவை தனிநபர்கள் மற்றும் நிறுவனம் பற்றிய சூழற்புற தகவல்களையும் வழங்குகின்றன. இத்துடன் எமது அடையாள உணர்வினையையும், பண்பாட்டைப் பற்றிய புரிதலையும் தெளிவாக்குகின்றன.

ஆவணப்படுத்தல்Documentation (process)

ஆங்கிலச் சொல்லான «documentation” இரு வெவ்வேறு பொருள்படும். ஒரு புறம் பொருள் (document) என்பதைப் குறிக்கும். மறுபுறம் செயல்முறையைக் (process) குறிக்கும். ஆவணக்காப்பகவியலில் (archive science), documentation (ஆவணம்) “documentation product” (பொருள்) என்பதைக் குறிக்கும். இவை ஒரு பரிவர்த்தனை செயல்முறையின் விளைவாக உருவாக்கப்படும் ஆவணங்கள் ஆகும். இவை உண்மையான தரவுகளையும் சான்றுகளையும் வழங்குகின்றன. மறுபக்கம், “documentation” என்பது ஆவணப்படுத்தல் எனும் செயல்பாட்டைக் குறிக்கும்.  இது ஒரு பரிவர்த்தனை செயல்முறையின் போது நிகழ்ந்த அனைத்து நடவடிக்கைகளயும், உருவாக்கப்பட்ட/ சேகரிக்கப்பட்ட அனைத்துப் பதிவுகளையும் குறிக்கும்.

Documentation– ஆவணம் (product, பொருள்)
Documentation– ஆவணப்படுத்தல் (process, செயல்பாடு)
To document – ஆவணப்படுத்தல் (process, செயல்பாடு)

ஆவணக்காப்பகம்Archive (institution)

நிரந்தர பாதுகாப்பிற்காக தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டுள்ள ஆவணத்தொகுப்புக்கள் அல்லது பதிவேடுகளை சேகரித்து வைக்கும் இடம். இப்பதிவேட்டுத் தொகுப்புக்கள் ஆவணக்காப்பகத்தில் (நிறுவனம்) வைத்து பாதுகாக்கப்படுகின்றன.

அருங்காட்சியகங்கள், நூலகங்கள் போன்ற நிறுவனங்களாலும் காப்பக ஆவணங்கள் வைத்து பாதுகாக்கப்படுகின்றன. மேலும், பல்கலைக்கழகங்கள், வணிக மற்றும் தொண்டு நிறுவனங்கள், சமூகக் குழுக்கள், மத நிறுவனங்கள், உள்ளூர் ஆய்வுக் காப்பகங்கள் போன்ற பிரதான இடங்களிலும் காப்பக ஆவணங்கள் பாதுகாக்கப்படுகின்றன.

தமிழ் சொற்பிரயோகத்தில் சுவடிகள், சுவடிகள் கூடங்கள், களஞ்சியங்கள் போன்ற சொற்பிரயோகங்கள் காப்பக ஆவணங்கள் மற்றும் காப்பக நிறுவனங்களை குறிப்பதற்கு பயன்படுத்தப்பட்டன. 1980 கள் மற்றும் 90 களில் இலங்கையில் “தேசிய சுவடிகள் திணைக்களம்” என குறிக்கப்பட்டது. பின்பு “தேசிய சுவடிகள் காப்பக திணைக்களமாக மாற்றப்பட்டது”.

ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல் – to archive

தேசிய ஆவணக் காப்பகங்கள்National Archives

தேசிய ஆவணக் காப்பகங்கள் பல மில்லியன் கணக்கான வரலாற்று ஆவணங்களைக் கொண்டுள்ளன. அவை அரச துறைகள் மற்றும் முக்கிய நீதிமன்றங்களால் உருவாக்கப்பட்ட மற்றும் சேகரிக்கப்பட்ட பதிவுகள்அவ்லது பதிவேடுகளை கொண்டுள்ளன. தேசிய ஆவணக் காப்பகங்களில் தனியார் காப்பக ஆவணஙகள் மற்றும் சேகரிப்புகளும் (private archives, collections) வைக்கப்பட்டிருக்கும்.

தனியார் ஆவணக் காப்பகங்கள்Private Archives

பொது/ அரச நிறுவனங்கள் அல்லாத வணிக அமைப்புகள், மத அமைப்புகள் தனிநபர்கள் தனியார் ஆவணக்காப்பகங்களை வைத்திருப்பார்கள். இந்த காப்பகங்களில் தனி நபர்கள் மற்றும் தனியார் நிறுவனங்களின் காப்பக ஆவணங்கள் மற்றும் சேகரிப்புகள் இருக்கும்.

சமூக ஆவணக்காப்பகங்கள் – Community Archives

சமூக ஆவணக்காப்பகங்களின் வரையறை சில விவாதங்களுக்கு உள்ளாக்கப்படுகின்றது.

  1. தொகுப்புகளின் பொருளானது ஒரு மக்கள் சமூகத்தைத் தொடர்புபட்டு இருக்கும்.
  2. தொகுப்பை உருவாக்கும் செயல்முறை சமூகத்துடன் தொடர்புடையதாக இருக்கும். [7] 

«ஆவணப்படுத்தல்» – to do documentation

ஆவணப்படுத்தல் என்ற தமிழ் சொல்லானது, வரலாறு மற்றும் அறிவை ஆவணப்படுத்தல், பாதுகாத்தல் என்பவற்றை பரவலாக குறிப்பிட்டு நிற்கின்றது. ஆனாலும், தமிழர்கள் எந்த செயல்பாட்டினை, எவ்வாறான செயல்பாட்டினை ஆவணப்படுத்தல் என்று குறிப்பிடுகின்றார்கள் என்பதை இனம்காண்பது முக்கியமாகின்றது.

ஒரு கட்டுரை, புத்தகம், ஏனைய எழுத்துரு அடிப்படையிலான வெளியீடுகள் அல்லது ஒலி ஓளி காட்சி ஊடன தயாரிப்புக்கள் ஆகிய செயல்பாடுகளுக்கு தமிழ் சூழலில் ஆவணப்படுத்தல் என்ற சொல் பயன்படுத்தப்படுகின்றது. ஒரு நிகழ்வை வரலாற்றில் பதியும் செயற்பாட்டினை குறிக்க இச்சொல் பயன்படுத்தப்படுகின்றது. இங்கு குறிப்பிடப்பட்ட படைப்புகளானது வெளியிடப்பட்ட படைப்புகள்/ தயாரிப்புகளை (வெளியிடப்பட்ட ஆவணங்கள், published materials) கருதி நிற்கின்றது.

படம் 4: Documents and documentation in Tamil society

இவ்வாறாக வெளியிடப்பட்ட படைப்பகள்/தயாரிப்புகள் (வெளியிடப்பட்ட ஆவணங்கள்) ஆனது நிர்வாக பதிவேடுகள் மற்றும் வெளியிடப்படாத தயாரிப்புகள்/ படைப்புகள் (வெளியிடப்படாத ஆவணங்கள், unpublished materials) போன்று ஓரு நபர் அல்லது ஒரு நிறுவனத்தின் செயற்பாடுகளின் விளைவாக உருவாக்கப்பட்டவை ஆகும். இப்போது, ஒரு வானொலி நிலையம் ஒன்று அதன் செயற்பாட்டின் விளைவாக எண்ணிம ஒலி செய்திப் பதிவு ஒன்றினை உருவாக்கி ஒலிபரப்பி இருக்கலாம், அல்லது தமிழ் சங்கமானது அவர்களது விழா ஒன்று காரணமாக ஆண்டு மலர் ஒன்றினை உருவாக்கி இருக்கலாம், அல்லது ஒரு அரசியல்/ மனிதாபிமான அமைப்பு அதன் செயற்பாடுகளின் விளைவாக ஒரு கவனயீர்ப்புப் போராட்டத்தை ஏற்பாடு செய்திருக்கலாம். ஒழுங்கு செய்யப்பட்ட கவனயீர்ப்புப் போராட்டத்தை புகைப்படங்களாக அல்லது ஒளிப்பதிவுகளாக பதிவு செய்யப்பட்டிருக்கலாம், அல்லது அந்த அமைப்பு கவனயீர்ப்புப் போராட்டத்தில் துண்டு பிரசுரங்களை விநியோகித்திருக்கக்கூடும். இவை வெளியிடப்பட்ட அல்லது வெளியிடப்படாத ஆவணங்களாக இருக்கலாம். இந்த ஆவணங்கள் கூட்ட அறிக்கைகள், திட்டமிடல் பதிவுகள் போன்ற பல வெளியிடப்படாத நிர்வாக பதிவுகளை தொடர்ந்து உருவாக்கப்பட்டிருக்கும். ஆயினும், தமிழ் சூழலில் வெளியிடப்பட்ட, வெளியிடப்படாத இவ்வாறான பதிவுகள்/ஆவணங்களிற்கு என்ன நடைபெறுகின்றது?

பதிவேடுகளின் வாழ்க்கை சுழற்சியில் முதல் கட்டமானது பதிவேடுகள் முகாமைத்துவம் ஆகும் (records management) (படம் 2, 3 பார்க்கவும்). இப்பகுதி ஒரு செயல்முறையை தூண்டுதல் (trigger for process) முதல், ஒரு பதிவை உருவாக்குதல் (record/ document), ஆவணங்கள் சேகரித்தல் (collection of documentation), பரிவர்த்தனை (transaction), அட்டவணைப்படுத்தல் (cataloging), குறியீட்டு வகைப்பாடு (index), மற்றும் மதிப்பீடு (appraisal) ஆகியற்றை அடங்கும். பதிவேடுகளின் இக்காலப்பகுதி பதிவு உருவாகும் நிறுவனத்தினுள்ளே நிகழும். இது ஒரு பதிவேட்டின் பரிவர்த்தனையை ஆவணப்படுத்தும் செயற்பாட்டினை குறிக்கும் காலப்பகுதியாகும். இது ஒரு பரிவர்த்தனையை ஆவணமாக்கும் செயல்பாடு.

தமிழ் சூழலில் ஒரு பதிவேட்டின் வாழ்க்கை சுழற்சியானது ஒரு நிறுவனத்தில் நிகழும் பரிவர்த்தனையின் ஆவணங்களை உருவாக்குவது அல்லது சேகரிப்பதுடன் நின்றுவிடுகிறது. மதிப்பீடு, அட்டவணைப்படுத்தல், குறியீட்டு வகைப்படுத்தல், போன்ற நடவடிக்கைகள் நடைபெறுவது குறைவு அல்லது இல்லை என்றே சொல்ல வேண்டும். ஆவணங்கள் உருவாகும் நிறுவனத்திலும் அதனைக் காப்பகப்படுத்தப்படுவது இல்லை, ஆவணக்காப்பகங்களிலும் காப்பகப்படுத்தப்படுவது இல்லை. இதனால் ஆவணங்கள் காப்பக ஆவணங்களாகாமலேயே அழிந்து போவதற்கு வழிவகுக்கின்றது. அதனால் காப்பக ஆவணங்கள் சிதறடிக்கப்பட்டு, சிதைக்கப்பட்டு, அழிந்தும் தொலைந்தும் போகின்றன.

«ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல்» – to archive

வரவாற்று ஆதாரமான அல்லது பிற ஆராய்ச்சிகளுக்கான ஆதாரமான பெறுமதியைக் கொண்ட ஆவணங்கள் காப்பகப்படுத்தப்பட வேண்டும். மீட்டெடுப்பு முறைமையுடன் (retrieval system) காப்பகப்படுத்தலானது உரிமைகள், வரலாறு மற்றும் பாரம்பரியத்தினை பாதுகாத்துக் கடத்துகின்றது. இது அறிவு வளங்களை அடுத்த தலைமுனையினருக்கு கொண்டு செல்வதற்கு உதவுகின்றது. “Archiving” என்ற சொல்லிற்கு தமிழில் ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல் என்று பொருள்படுகிறது. ஆவணக்காப்பகப்படுத்தலானது மதிப்பீடு (appraisal), சேகரிப்பு (collection), மீட்டெடுப்பிற்காக (retrieval) அட்டவணைப்படுத்தல் (indexing), பட்டியலிடுதல் (cataloguing), ஆவணங்களை விபரித்தல் (describing archives), பரப்புதல் (dissemination), மற்றும் பயன்பாட்டிற்கானப் பேணிப் பாதுகாத்தல் (preservation) ஆகியவற்றின் கடைமைகளையும் கொண்டுள்ளது. இது ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல் முகாமைத்துவம் (archive management) ஆகும். ஒரு ஆவணத்தைக் காப்பகப்படுத்தும் செயல்பாட்டில் அந்த ஆவணத்தை உருவாக்கும் நிறுவனமானது முதற்பகுதியை மட்டுமே நிறைவேற்றும்.

பதிவேடுகள்/ஆவணங்கள், ஒரு நிறுவனத்தின் நிர்வாகத் தேவைக்கு பயன்பெறாத நிலையை அடைந்தபின் அவை நீண்ட கால வைப்பிற்காக ஒரு ஆவணக்காப்பகத்திற்கு கொண்டுவரப்படும். ஆவணக்காப்பக நிறுவனமானது (archival institution), ஒரு ஆவணக்காப்பகம், நூலகம் அல்லது அருங்காட்சியகமாக இருக்கலாம்.

படம் 5: ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல்

ஆவணப்படுத்தல் மற்றும் ஆவணக்காப்பகப்படுத்தல் எனும் ஒருங்கிணைந்த செயற்பாட்டின் தேவை

இன்று தமிழ் சமூகத்தில் எண்ணிம முறையிலான (digital-born) மின்னஞ்சல்கள், தட்டச்சு செய்யப்பட்ட கோப்புகள் (word processed and spreadsheets), எண்ணிம புகைப்படங்கள், ஒளிக்காட்சிகள் மற்றும் வலைத்தளங்கள் உட்பட பலவகையான பதிவுகள்/ பதிவேடுகள் உருவாக்கப்படுகின்றன. இவை சரியான முறையில் பதிவு செய்து, வகைப்படுத்தி, மதிப்பீடு செய்து, பாதுகாத்து நிர்வகிக்க வேண்டும். அவ்வாறான செயல்பாட்டின் மூலமே அவற்றை மீட்டெடுத்து எதிர்கால நோக்கங்களுக்காக பயன்படுத்தப்படலாம். அத்துடன் பாதுகாப்பு (data security) நடவடிக்கை எடுக்கப்படுவதும் முக்கியமானது.

உரிமைகள், வரலாறு, அறிவு மற்றும் பாரம்பரியத்தைக் கூறும் ஆவணங்களைப் பாதுகாத்து அடுத்த தலைமுறைக்குக் கடத்த பதிவேட்டு முகாமை மற்றும் நீண்ட கால பாதுகாப்பிற்கான ஆவணக்காப்பக முகாமையின் ஒருங்கிணைந்த செயல்பாடு ஒரு சமூகத் தேவையாக உள்ளது. இந்தச் சமூகத் தேவையை நிறைவேற்ற அனைத்து தமிழ் அமைப்புகளும் தமது நிறுவனத்தில் ஒரு பதிவேட்டு மேலாளரை நியமிக்குமாறு தாழ்மையுடன் வேண்டுகோள் விடுக்கின்றோம். இதனால் ஆவணங்களின் வாழ்க்கைச் சுழற்சி உருவாகும். தமிழ் சமூகம் மற்றும் அமைப்புகளுடன் காப்பக நிறுவனங்கள் கை கோர்த்து தமிழரின் பாரம்பரியத்தை பல தலைமுறைகளுக்குக் கடத்த வேண்டும்.


பின்குறிப்பு மற்றும் மேற்கோள்கள்

[1] சர்வதேச ஆவணக்காப்பு தினம்
ICA. (n.a.-a). About International Archives Day and International Archives Week. Retrieved from https://www.ica.org/en/about-international-archives-day-and-international-archives-week (Access, 05.05.2021)

[2] “Archive”/ “arkiv” எனும் சொற்கள்
ICA. (n.a.-b). What are archives? Retrieved from https://www.ica.org/en/what-archive (Access, 16.05.2021)
King´s College Cambridge. (n.a.). 1. What are Archives? Retrieved from https://www.kings.cam.ac.uk/archive-centre/introduction-to-archives/a/1 (Access, 06.06.2021)
Store Norske Leksikon. (03.06.2021). arkiv. Retrieved from https://snl.no/arkiv (Access, 05.05.2021)
The National Archives. (n.a.). What are archives? Retrieved from https://www.nationalarchives.gov.uk/help-with-your-research/start-here/what-are-archives/ (Access, 05.06.2021)

[3] துறைச்சொற்கள்: ஆவணம் (aavanam), சுவடு (cuvatu), சுவடி (cuvati) and archive
தமிழ் இணையக் கல்விக்கழகம் – Tamil Virtual Academy. (n.a.-a). TVU – Tamil Lexicon- தேடுதல். Retrieved from http://www.tamilvu.org/ta/library-lexicon-html-lexhome-161876 (Access, 08.06.2021)
தமிழ் இணையக் கல்விக்கழகம் – Tamil Virtual Academy. (n.a.-b).
கலைச்சொற்கள். Retrieved from http://www.tamilvu.org/ta/library-technical-glossary-html-index-116547 (Access, 08.06.2021)
தமிழ் இணையக் கல்விக்கழகம் – Tamil Virtual Academy. (n.a.-c).
சென்னைப் பல்கலைக்கழக ஆங்கிலம் – தமிழ் அகராதி. Retrieved from http://www.tamilvu.org/ta/library-pmdictionary-html-madsind-161994 (Access, 08.06.2021)
தமிழ் இணையக் கல்விக்கழகம் – Tamil Virtual Academy. (n.a.-d).
சென்னைப் பல்கலைக்கழக தமிழ்ப் பேரகராதி. Retrieved from http://www.tamilvu.org/ta/library-lexicon-html-srchlxpg-161884 (Access, 08.06.2021)

[4] நோர்வேயிய ஆவணக்காப்புச் சட்டம் – Norwegian Archive Law
Arkivlova. (1999). Lov om arkiv.  Retrieved from https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126 (Access, 16.05.2021)

[5] சுவடிக்கூடம் சார் ஆவணம்/ காப்பகம் சார் ஆவணம் – Archival document
«by-product of human activity retained for their long-term value»
ICA. (n.a.-b). What are archives? Retrieved from https://www.ica.org/en/what-archive (Access, 10.05.2021)

[6] சான்று – evidence
“value as evidence or as a source for historical or other research”
The National Archives. (2016). Archive Principles and Practice:an introduction to archives for non-archivists. Retrieved from https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives/archive-principles-and-practice-an-introduction-to-archives-for-non-archivists.pdf (Access, 01.06.2021)

[7] சமூக ஆவணகாப்பகங்கள் – Community Archives
Latimer, J. (2006). What is a community archive? Retrieved from https://www.communityarchives.org.uk/content/about/what-is-a-community-archive (Access, 08.06.2021)


Reproduction of this article is allowed when used without any alterations to the contents and the source, DsporA Tamil Archive, is mentioned.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s