கேள்வி பதில் │FAQ

ஆவணம் என்றல் என்ன?
What is ‘ஆவணம்’ (aavanam)?

ஒரு பரிவர்த்தனையின் விளைவாக பதியப்படும் எழுத்துரு, ஒலி, ஒளி, படம், என்று பல்வேறு ஊடகப் பொருட்கள் ‘ஆவணம்’ ஆகின்றன.

‘Avanam’ is the Tamil word for ‘document’. A text-based, audio, video or other kinds of media-based records that are generated as a result of a transaction is a ‘documents’.


ஆவணவியலில் உள்ள முக்கிய சொற்கள் என்ன?
What are the important terms in archive?
  • “Record”: “பதிவு” (pathivu), “ஏடு” (eedhu)
  • “Record-keeping”: “பதிவேடு செய்தல்” (pathiveedhu seithal).
  • “Record management”: “பதிவேட்டு முகாமை” (pathiveedhu muhaamai).
  • “Archive”: “ஆவணகம்” (aavanaham) / “ஆவணக்காப்பகம்” (aavanaha kaapaham).
  • “Document”: “ஆவணம்” (aavanam).
  • “Documenting”/ “Archiving”: “ஆவணப்படுத்தல்” (aavanapadhuthal).

ஆவணப்படுத்தல் என்றால் என்ன?
What is documenting and archiving?

‘ஆவணப்படுத்தல்’ என்பது ஒரு செயல்முறை ஆகும். அச்செயல்முறை பதிவேடு, வேணிப் பாதுகாத்தல் மற்றும் பொது அணுக்கம் என்று பல நிலைகளை கொண்டது. ஒரு பதிவை எழுத்துரு, ஒலி, ஒளி அல்லது வேறு ஊடங்களில் பதிவு செய்வது ஆவணப்படுத்தலின் ஒரு படிமுறை ஆகும். ஒரு பதிவை உருவாக்கி அதனை சமகால மற்றும் எதிர்கால சந்ததியினர் பயன்படுத்தக்கூடியவாறு ஒரு களஞ்சியத்தில் பேணிப் பாதுகாக்கும்போதே ஒரு ‘ஆவணப்படுத்தல்’ செயல்முறை முழுமை அடைகின்றது.

‘Documentation’ and ‘archiving’ is a process. The process consists of several phases, namely registration, preservation and public access. Creating a record in text-based, audio, video or other medium is a method of documentation. A ‘documentation’ and ‘archiving’ process is complete when a record is created and preserved in a repository for use by contemporary and future generations.


மின்னணு முறையில் (electronical) உருவாக்கப்பட்ட அல்லது எண்ணிம ஆவணத்தில் எடுக்கப்பட வேண்டுய கவனம்?
What should be taken care of on electronically generated or digitalised document?


மின்னணு முறையில் (electronical) உருவாக்கப்பட்ட, அல்லது எண்ணிமப்படுத்தப்பட்ட ஆவணம், உண்மையான மற்றும் நம்பகத்தன்மையான ஆவணக் கோப்பு வகையாக மற்றும் metadata வவை இணைத்து மாற்ற வேண்டும். இது நீண்ட கால பாதுகாப்பிற்கு அவசியமானது. அதாவது 2, 5, 10 அல்லது 100 ஆண்டுகளுக்குப் பிறகும் கூட ஒரு ஆவணம் எவ்வாறு தோன்றியது, அது அந்த பரிவர்த்தனையின் விளைவாக உருவாக்கப்பட்டது மற்றும் அது உண்மையான மற்றும் நம்பகத்தன்மையான ஆவணம் என்று ஆதாரப்படுத்தும் ஆவணமாக இருக்க வேண்டும். அவ்வாறே இந்த எண்ணிம யுகத்தில் நிகழும் வரலாற்றைப் பேணிப் பாதுகாக்க முடியும்.

Both electronically created documents and digitalised documents need to be converted to an authentic and reliable file format included with metadata. This is essential for long term preservation A document needs to be authentic and reliable even after 2, 5, 10 or 100 years. It needs to be evident for how the document was created and it was a result of that particular transaction.
This has to be done to preserve the history that takes place in our digital age.